Waar let UWV in de praktijk op bij een loonsanctie?
UWV beoordeelt bij een WIA-aanvraag of werkgever en werknemer in de eerste 104 weken genoeg hebben gedaan aan herstel en terugkeer naar werk. Daarbij kijkt UWV niet alleen naar formulieren, maar vooral naar de inhoud: waren de inspanningen tijdig, logisch en passend bij de situatie?
Voor werkgevers betekent dit dat drie dingen samen moeten kloppen: het proces, de acties en het dossier. Een volledig dossier zonder echte actie is niet genoeg. Andersom is veel inspanning zonder goede vastlegging ook risicovol.
- Proces: zijn de verplichte stappen op tijd gezet?
- Inhoud: is serieus gezocht naar passend werk en opbouwmogelijkheden?
- Onderbouwing: staat duidelijk in het dossier waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt?
Juist op dat laatste punt gaat het vaak mis. Werkgevers nemen wel stappen, maar leggen onvoldoende vast waarom iets wel of niet mogelijk was.
De kern: wat je als werkgever op orde moet hebben
Om een loonsanctie te voorkomen, moet je laten zien dat je de Wet verbetering poortwachter serieus hebt uitgevoerd. Dat betekent dat je niet afwacht, maar gericht samenwerkt met de werknemer, bedrijfsarts en waar nodig andere deskundigen.
1. Start direct en wacht niet op herstel
Een veelgemaakte fout is denken dat eerst volledig herstel nodig is. Re-integratie begint juist vroeg, ook als terugkeer nog beperkt is. Denk aan aangepast werk, aangepaste uren of tijdelijk andere taken. Wachten zonder duidelijke medische of arbeidskundige reden werkt vaak tegen je.
Heb je behoefte aan ondersteuning bij de uitvoering, dan kan een gerichte aanpak via re-integratiebegeleiding helpen om stappen tijdig en onderbouwd te zetten.
2. Volg de vaste momenten en leg ze volledig vast
UWV verwacht dat belangrijke stappen op tijd zijn gezet en terug te vinden zijn in het dossier. Denk aan de probleemanalyse door de bedrijfsarts, het plan van aanpak, periodieke evaluaties en de eerstejaarsevaluatie. Daarnaast moet richting de WIA-aanvraag ook een actueel beeld bestaan van de belastbaarheid en de re-integratie-inspanningen.
Twijfel je of je dossier compleet en logisch is opgebouwd, lees dan ook hoe je checkt of je verzuimdossier Poortwachter-proof is.
3. Onderzoek passend werk serieus, eerst intern en zo nodig extern
UWV verwacht meestal dat je eerst kijkt naar terugkeer in eigen werk, daarna naar aangepast of ander passend werk binnen de organisatie. Als dat niet haalbaar blijkt, kan later ook re-integratie buiten de organisatie aan de orde komen. Belangrijk is dat je niet alleen zegt dat iets niet kan, maar laat zien dat je het hebt onderzocht.
- Welke werkzaamheden zijn bekeken?
- Welke aanpassingen zijn geprobeerd of besproken?
- Waarom bleek eigen of ander werk wel of niet passend?
- Wanneer is opgeschaald naar extra expertise, zoals een arbeidsdeskundige?
4. Schakel deskundigen op tijd in
Bij stagnatie is te laat opschalen een bekend risico. Als herstel uitblijft, terugkeer vastloopt of er verschil van inzicht ontstaat, moet je kunnen laten zien dat je tijdig passende expertise hebt ingezet. Denk aan een bedrijfsarts, arbeidsdeskundige of in sommige situaties een deskundigenoordeel van UWV.
Op de pagina arbeidsdeskundige ondersteuning lees je wanneer arbeidsdeskundig onderzoek waardevol kan zijn. Veilig citeerbare checklist: hierop wordt je aanpak vaak beoordeeld
Onderstaande punten zijn praktisch en veilig te toetsen. Dit maakt ze ook geschikt als interne controle vóór een WIA-aanvraag.
| Onderdeel | Waarop letten |
| Ziekteverzuimstart | Is vanaf de start duidelijk contact gehouden en is de begeleiding op gang gekomen? |
| Probleemanalyse | Is er een actuele medische en functionele basis voor het traject? |
| Plan van aanpak | Zijn concrete afspraken gemaakt over opbouw, acties en verantwoordelijkheden? |
| Evaluaties | Zijn voortgang, stagnatie en bijstellingen periodiek vastgelegd? |
| Passend werk | Is aantoonbaar gekeken naar eigen werk, aangepast werk en ander werk? |
| Deskundige inzet | Zijn bedrijfsarts, arbeidsdeskundige of andere experts op tijd betrokken? |
| Tweede spoor | Is dit op tijd onderzocht of gestart als terugkeer intern niet haalbaar leek? |
| Dossiervorming | Staat per keuze vast waarom iets wel, niet of nog niet mogelijk was? |
Een praktisch uitgangspunt is dus: elke belangrijke stap moet niet alleen uitgevoerd, maar ook navolgbaar gemaakt zijn.
Veelvoorkomende fouten die later een loonsanctie kunnen veroorzaken
Te lang blijven hopen op terugkeer in de eigen functie
Als de belastbaarheid structureel niet past bij het oude werk, moet je verder kijken. Te lang blijven wachten zonder alternatief onderzoek kan tegen je werken.
Aangepast werk niet concreet maken
Alleen zeggen dat aangepast werk is aangeboden, is vaak te mager. Leg vast welke taken, uren, randvoorwaarden en evaluatiemomenten zijn afgesproken.
Conflicten of weerstand laten doorsudderen
Bij spanningen tussen werkgever en werknemer stagneert re-integratie snel. Ook dan blijft de verplichting bestaan om passende stappen te zetten. Soms is extra begeleiding of mediation nodig.
Alleen op de arbodienst vertrouwen zonder eigen regie
De werkgever blijft verantwoordelijk voor het proces. Adviezen van professionals zijn belangrijk, maar je moet zelf blijven volgen of acties tijdig worden uitgevoerd en vastgelegd.
Een net dossier zonder echte inspanning
Een formulierenspoor is niet hetzelfde als een goed traject. UWV kijkt ook of de inhoud geloofwaardig is en aansluit bij de feitelijke situatie van werknemer en werk.
Wanneer moet je extra alert zijn?
Er zijn situaties waarin het risico op discussie met UWV groter wordt. Juist dan is scherpte nodig.
- Er is weinig herstel na enkele maanden.
- De werknemer kan het eigen werk waarschijnlijk niet meer volledig doen.
- Er is onduidelijkheid over belastbaarheid of inzetbaarheid.
- Passend werk binnen de organisatie lijkt beperkt.
- Werkgever en werknemer verschillen van mening over de aanpak.
- Er is vertraging ontstaan in evaluaties, bijstellingen of vervolgstappen.
In zulke gevallen is vroegtijdig toetsen verstandiger dan achteraf repareren.
FAQ over het voorkomen van een loonsanctie
Is een compleet dossier genoeg om een loonsanctie te voorkomen?
Nee. Een compleet dossier helpt, maar UWV kijkt ook naar de inhoud van je inspanningen. Er moet blijken dat je re-integratiekansen serieus hebt onderzocht en passende actie hebt ondernomen.
Wanneer vraag je als werkgever een deskundigenoordeel aan bij UWV?
Dat kan zinvol zijn als er een verschil van inzicht is over passend werk, re-integratie-inspanningen of de vraag of een aangeboden stap redelijk is. Het is vooral nuttig wanneer zo’n oordeel helpt om stagnatie tijdig te doorbreken.
Wanneer komt tweede spoor in beeld?
Dat verschilt per situatie, maar wel geldt dat je dit niet te laat moet onderzoeken als terugkeer in eigen of ander passend werk binnen de organisatie niet realistisch lijkt. De onderbouwing van dat moment is belangrijk.
Kan een loonsanctie ook ontstaan als de werknemer niet meewerkt?
Ja, als je als werkgever onvoldoende laat zien wat je zelf hebt gedaan. Als een werknemer niet meewerkt, moet je dit zorgvuldig vastleggen, bespreekbaar maken en passende vervolgstappen nemen. Alleen wijzen naar de werknemer is meestal niet genoeg.
Wat is de belangrijkste praktische tip?
Werk met één doorlopende lijn: advies, actie, evaluatie en vastlegging. Zo voorkom je losse documenten zonder samenhang.
Zo verklein je het risico al vóór week 52
De beste manier om een loonsanctie te voorkomen, is niet pas aan het einde van het traject kritisch kijken. Bouw eerder controlemomenten in. Bijvoorbeeld rond de eerste maanden, bij stagnatie en in elk geval vóór de eerstejaarsevaluatie. Vraag je steeds af: is er nog voortgang, zijn de keuzes logisch en kunnen we dat onderbouwen?
Voor veel werkgevers helpt een vaste interne check op deze drie vragen:
- Weten we wat de werknemer nog wél kan?
- Hebben we alle redelijke opties voor passend werk onderzocht?
- Is voor een buitenstaander duidelijk vastgelegd waarom we deze route volgen?
Wie die vragen op tijd stelt, voorkomt vaak dat een dossier pas vlak voor de WIA-aanvraag kritisch wordt bekeken. En juist dan is bijsturen meestal lastiger.
Praktische volgende stap voor werkgevers
Zie je dat een verzuimdossier stroperig wordt, dat passend werk onduidelijk blijft of dat termijnen beginnen te knellen, wacht dan niet tot het einde van het traject. Een tussentijdse dossiercheck of arbeidsdeskundige blik kan helpen om risico’s vroeg te signaleren en beter te onderbouwen welke vervolgstap passend is.
Op de contactpagina van arboandersomdenken.nl kun je terecht voor advies over een aanpak die past bij jouw situatie, organisatie en verzuimdossier.