Een basiscontract met een arbodienst moet de minimale wettelijke arbo-ondersteuning voor uw organisatie regelen. Denk aan toegang tot de bedrijfsarts, ondersteuning bij verzuimbegeleiding, de mogelijkheid van een second opinion, overleg over preventie en een duidelijke klachtenprocedure. Alleen een handtekening onder een algemeen contract is dus niet genoeg, het moet ook praktisch uitvoerbaar zijn.
Controleer ook de wettelijke kerntaken
Het basiscontract legt vast hoe de vereiste deskundige ondersteuning is geregeld: verzuimbegeleiding, toetsing van de RI&E waar vereist, het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek en aanstellingskeuringen wanneer van toepassing. Regel ook vrije toegang van de bedrijfsarts tot de werkplek, preventieve toegang voor werknemers, overleg met preventiemedewerker en medezeggenschap, beroepsziektemelding, second opinion en klachtenprocedure. De precieze verdeling hangt samen met uw vangnet- of maatwerkregeling. Gebruik de informatie van Arboportaal over het basiscontract als controlebron.
Welke onderdelen horen minimaal in een basiscontract?
Werkgevers moeten zorgen voor deskundige ondersteuning op het gebied van verzuim en arbeidsomstandigheden. Het basiscontract is daarvoor het minimumkader. De precieze invulling kan per aanbieder verschillen, maar onderstaande onderdelen moeten in de kern geregeld zijn.
- Toegang tot de bedrijfsarts, ook voor verzuimbegeleiding en advies over inzetbaarheid.
- De mogelijkheid voor medewerkers om de bedrijfsarts te bezoeken, ook preventief, dus zonder dat er al een ziekmelding hoeft te zijn.
- De mogelijkheid van een second opinion bij een andere bedrijfsarts als een medewerker het niet eens is met een advies.
- Een klachtenprocedure voor de dienstverlening van de bedrijfsarts of arbodienst.
- Samenwerking rond preventie, waaronder de adviserende rol van de bedrijfsarts richting werkgever, preventiemedewerker en ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
- Ondersteuning bij verzuimbegeleiding en de wettelijke taken die daarbij horen.
Dat zijn de basisblokken. In de praktijk is het verstandig om verder te kijken dan alleen deze minimumpunten. Een contract kan formeel kloppen, maar in de uitvoering toch te vaag zijn.
Waar gaat het in de praktijk vaak mis?
Veel werkgevers ontdekken pas bij een ziekmelding dat hun basiscontract te algemeen is opgesteld. Er staat dan wél dat er toegang is tot een bedrijfsarts, maar niet hoe snel die beschikbaar is, wie de regie voert of hoe de communicatie verloopt.
Let daarom niet alleen op wat er genoemd wordt, maar ook op hoe het geregeld is. Denk bijvoorbeeld aan:
- wie de eerste triage of intake doet;
- binnen welke termijn een medewerker bij de bedrijfsarts terechtkan;
- hoe terugkoppeling aan werkgever en werknemer plaatsvindt;
- wie termijnen in het verzuimdossier bewaakt;
- welke taken onder het basiscontract vallen en welke apart worden gefactureerd.
Juist op dat laatste punt ontstaat vaak verwarring. Een basiscontract dekt namelijk niet automatisch alle ondersteuning die u als werkgever nodig hebt. Zeker bij complexere dossiers zijn aanvullende afspraken of extra diensten nodig, bijvoorbeeld rond casemanagement, arbeidsdeskundig onderzoek of re-integratie.
Checklist: zo beoordeelt u of uw contract echt werkbaar is
Onderstaande checklist is praktisch te gebruiken bij het beoordelen van een bestaand of nieuw contract:
| Onderdeel | Waar u op let |
| Toegang bedrijfsarts | Is duidelijk hoe en wanneer een medewerker of werkgever contact kan krijgen? |
| Preventief spreekuur | Staat expliciet benoemd dat medewerkers ook zonder ziekmelding terechtkunnen? |
| Second opinion | Is vastgelegd hoe die kan worden aangevraagd en via welke route? |
| Klachtenprocedure | Is er een concrete procedure, niet alleen een algemene verwijzing? |
| Preventieadvies | Is de rol van de bedrijfsarts richting preventiemedewerker en organisatie benoemd? |
| Verzuimbegeleiding | Is duidelijk wie wat doet in de begeleiding en dossiervorming? |
| Bereikbaarheid | Staan responstijden, spreekuren of contactlijnen benoemd? |
| Uitzonderingen | Is helder welke diensten buiten het contract vallen? |
Als meerdere punten onduidelijk blijven, is het verstandig om het contract te laten toelichten voordat u tekent of verlengt.
Is een basiscontract genoeg voor elke organisatie?
Nee. Een basiscontract is het wettelijke minimum, maar niet altijd voldoende voor uw dagelijkse praktijk. Een kleine organisatie met weinig verzuim kan er soms redelijk mee uit de voeten. Een organisatie met hoger verzuim, meerdere locaties of complexere dossiers heeft meestal meer nodig dan alleen de wettelijke basis.
Twijfelt u of alleen een basiscontract past? Dan is ook relevant om te bekijken welke arbodienst past bij een mkb-bedrijf met hoog ziekteverzuim en of uw huidige inrichting nog aansluit op uw risico’s.
Ook de keuze tussen een losse bedrijfsarts en bredere arbodienstverlening speelt daarbij mee. Lees daarvoor bijvoorbeeld bedrijfsarts of arbodienst: hoe bepaalt u wat u nodig hebt?
Wat moet u extra afspreken naast de wettelijke minimumeisen?
Naast de verplichte onderdelen is het slim om ook uitvoeringsafspraken vast te leggen. Daarmee voorkomt u gedoe zodra er echt iets speelt. Denk aan:
- wie binnen uw organisatie het vaste aanspreekpunt is;
- hoe snel een eerste afspraak bij ziekte ingepland wordt;
- hoe omgegaan wordt met spoedvragen;
- of consulten online, op locatie of beide mogelijk zijn;
- hoe dossieroverdracht werkt bij wisseling van arts of arbodienst;
- welke ondersteuning beschikbaar is bij vastlopende dossiers.
Voor sommige werkgevers is vooral snelheid en praktische begeleiding doorslaggevend. In dat geval kan het nuttig zijn om breder te kijken naar de totale arbodienstverlening voor uw organisatie in plaats van alleen naar de minimale contracttekst.
Veelgemaakte misverstanden over het basiscontract
“Als ik een basiscontract heb, ben ik overal voor gedekt”
Dat is te kort door de bocht. Het basiscontract regelt de wettelijke ondergrens, maar niet automatisch alle ondersteuning die nodig kan zijn bij langdurig of complex verzuim.
“Een bedrijfsarts is alleen nodig als iemand al ziek is”
Ook dat klopt niet. Medewerkers moeten in beginsel ook toegang kunnen hebben tot de bedrijfsarts voor preventieve vragen, dus juist vóór uitval.
“Een klachtenprocedure is een formaliteit”
Een klachtenprocedure hoort daadwerkelijk bruikbaar te zijn. Het moet voor medewerkers en werkgevers duidelijk zijn waar zij terechtkunnen als de dienstverlening tekortschiet.
“Second opinion staat wel ergens in de algemene voorwaarden”
Als dit te verstopt of onduidelijk is geregeld, helpt het in de praktijk weinig. De route moet helder zijn, zodat medewerkers weten wat hun mogelijkheden zijn.
FAQ over het basiscontract arbodienst
Is een basiscontract arbodienst verplicht?
Voor werkgevers met personeel is een vorm van contractuele arbo-ondersteuning verplicht. Ook bij een maatwerkregeling moeten de verplichte afspraken in een basiscontract met de betrokken arbodienstverleners worden vastgelegd.
Moet preventieve toegang tot de bedrijfsarts echt in het contract staan?
Ja, dat hoort onderdeel te zijn van de basisvoorziening. Medewerkers moeten de bedrijfsarts ook kunnen raadplegen om uitval te helpen voorkomen.
Wat is het verschil tussen een basiscontract en aanvullende dienstverlening?
Het basiscontract regelt de minimale wettelijke arbo-ondersteuning. Aanvullende dienstverlening gaat vaak over extra regie, snellere opvolging, casemanagement, arbeidsdeskundige inzet of bredere begeleiding bij re-integratie.
Kan ik alleen op prijs een arbodienst kiezen?
Dat is risicovol. Een goedkoop contract kan in de praktijk duur uitpakken als bereikbaarheid, regie of ondersteuning tekortschiet. Kijk dus altijd naar inhoud, uitvoering en passende ondersteuning.
Wie contractvormen naast elkaar wil afwegen, kan ook lezen wat het verschil kan zijn tussen een arbodienstabonnement en betalen per verrichting.
Praktische volgende stap voor werkgevers
Pak uw huidige contract erbij en controleer of de verplichte onderdelen niet alleen genoemd worden, maar ook werkbaar zijn uitgewerkt. Kijk daarna of die basis past bij uw verzuimrisico, organisatiegrootte en behoefte aan regie. Als u merkt dat het contract vooral juridisch klopt maar praktisch vragen oproept, is dat meestal een signaal om opnieuw te beoordelen wat u echt nodig hebt.
Bij twijfel is het verstandig om niet alleen naar het document te kijken, maar ook naar de uitvoering: wie helpt u, hoe snel, en wat gebeurt er als een dossier ingewikkeld wordt? Dat voorkomt verrassingen op het moment dat u juist snelheid en duidelijkheid nodig hebt.
Bekijk de ondersteuning van Arbo Andersom Denken voor werkgevers en bespreek welke aanpak bij uw organisatie past.