Ja, in veel gevallen kunt u overstappen van arbodienst terwijl er al langdurig zieke werknemers in begeleiding zijn. Dat is niet automatisch een probleem, zolang de begeleiding doorloopt, dossiers zorgvuldig worden overgedragen en lopende verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter niet tussen wal en schip vallen.
Overstappen tijdens lopende verzuimdossiers, waar moet u direct op letten?
De belangrijkste vraag is niet alleen of het mag, maar of u de overstap zo organiseert dat de re-integratie niet vertraagt. Als werkgever blijft u verantwoordelijk voor tijdige acties, ook als u van arbodienst of bedrijfsarts wisselt.
Denk daarbij aan geplande spreekuren, probleemanalyse, bijstellingen van het plan van aanpak, eerstejaarsevaluatie, inzet van een arbeidsdeskundige en eventuele keuzes rond Spoor 2. Een overstap is dus vooral een kwestie van continuïteit borgen.
Kort antwoord
Een overstap is doorgaans mogelijk als u deze punten goed regelt:
- lopende begeleiding gaat zonder onderbreking door
- het verzuimdossier wordt volledig en tijdig overgedragen
- lopende termijnen en actiedata zijn inzichtelijk
- de nieuwe arbodienst direct weet welke dossiers prioriteit hebben
- medische informatie alleen via de juiste professionele route wordt gedeeld
Waarom dit extra gevoelig is bij langdurig zieke werknemers
Bij kort verzuim is een wisseling meestal eenvoudiger. Bij langdurige arbeidsongeschiktheid lopen er vaak al formele stappen, adviezen en deadlines. Juist dan kan vertraging risico geven voor de voortgang van re-integratie en later ook voor de beoordeling door UWV.
Dat betekent niet dat u moet blijven zitten bij een arbodienst waar u geen vertrouwen meer in heeft. Soms is overstappen juist verstandig, bijvoorbeeld als de samenwerking vastloopt, terugkoppelingen te lang duren of het dossier onvoldoende richting heeft. Wel moet de overgang strak worden begeleid.
De grootste risico’s bij een onzorgvuldige overstap
- spreekuren of beoordelingen schuiven op
- actuele belastbaarheid is niet duidelijk
- werkgever en werknemer krijgen tegenstrijdige adviezen
- het dossier raakt onvolledig of versnipperd
- belangrijke Poortwachter-momenten worden te laat opgepakt
Wilt u uw dossier hierop toetsen, dan is het nuttig om ook te kijken naar hoe u controleert of uw verzuimdossier Poortwachter-proof is.
Welke informatie moet bij een overstap goed worden overgedragen?
Voor een veilige overstap moet de nieuwe arbodienst snel kunnen zien waar elk dossier staat. Dat vraagt om meer dan alleen een lijst met zieke werknemers.
Praktische overdrachtschecklist
- eerste ziektedag en actuele verzuimduur
- welke professional nu betrokken is, zoals bedrijfsarts, casemanager of arbeidsdeskundige
- welke documenten al zijn opgesteld, zoals probleemanalyse en bijstellingen
- welke afspraken met werknemer en werkgever nog openstaan
- welke deadlines eraan komen
- of er sprake is van aangepast werk, opbouwschema of stagnatie
- of een arbeidsdeskundig onderzoek al is gedaan of nog nodig is
- of Spoor 2 al loopt, wordt voorbereid of nog niet aan de orde is
Naast het procesdossier is ook de medische kant relevant, maar die hoort niet in handen van de werkgever. Medische informatie mag alleen via de daarvoor geldende professionele en privacytechnische route worden overgedragen. Voor werkgevers is vooral van belang dat de functionele beperkingen, mogelijkheden en werkhervattingsadviezen actueel en bruikbaar blijven.
Wat blijft uw verantwoordelijkheid als werkgever?
Ook na een overstap blijft de regie uiteindelijk bij u als werkgever. U kunt de uitvoering uitbesteden, maar niet de verantwoordelijkheid voor het volgen van de wettelijke stappen en het vastleggen daarvan.
| Onderdeel | Waar u op let |
| Voortgang | Er ontstaat geen gat in spreekuren, terugkoppelingen of vervolgstappen. |
| Dossier | Alle relevante stukken zijn compleet, actueel en terug te vinden. |
| Termijnen | Belangrijke Poortwachter-momenten worden niet gemist. |
| Aansturing | De nieuwe arbodienst weet welke dossiers urgent zijn. |
| Communicatie | Werknemer, leidinggevende en HR weten wie vanaf wanneer aanspreekpunt is. |
Twijfelt u of uw aanpak stevig genoeg is richting UWV, lees dan ook hoe u als werkgever een loonsanctie van UWV voorkomt.
Wanneer is overstappen juist wel verstandig?
Een lopend langdurig verzuimdossier is niet altijd een reden om een overstap uit te stellen. Soms is het tegenovergestelde waar. Als de huidige dienstverlening structureel te traag, onduidelijk of te weinig sturend is, kan wachten juist meer risico geven.
Signalen dat uitstel niet altijd slim is
- u moet herhaaldelijk achter spreekuren of terugkoppelingen aan
- u krijgt weinig concrete adviezen over inzetbaar werk
- er is onduidelijkheid over de volgende stap in het dossier
- langdurige dossiers blijven te lang hangen zonder richting
- er is onvoldoende afstemming tussen bedrijfsarts, casemanager en werkgever
In zulke situaties kan een nieuwe partij juist helpen om weer grip te krijgen, mits de overgang zorgvuldig gebeurt.
Hoe pakt u de overstap praktisch aan zonder onrust te veroorzaken?
De beste aanpak is meestal gefaseerd en dossiergestuurd. Niet eerst contractueel wisselen en daarna pas kijken wat er met de lopende gevallen moet gebeuren, maar andersom beginnen.
Handige volgorde
- Maak een overzicht van alle lopende verzuimdossiers, met nadruk op langdurig zieken en komende deadlines.
- Bespreek met de nieuwe arbodienst expliciet hoe zij de overdracht van deze dossiers organiseren.
- Leg vast vanaf welke datum wie verantwoordelijk is voor spreekuren, terugkoppelingen en casemanagement.
- Zorg dat de oude en nieuwe partij weten welke dossiers prioriteit hebben.
- Informeer betrokken werknemers en leidinggevenden tijdig en duidelijk.
- Controleer na de overstap of alle urgente acties daadwerkelijk zijn opgepakt.
Loopt een dossier al vast op inhoud of beoordeling, dan kan het ook relevant zijn om te bekijken of u voor één vastgelopen verzuimdossier een andere bedrijfsarts kunt inschakelen zonder van arbodienst te wisselen.
Moet de werknemer akkoord geven voor een overstap?
Voor de keuze van een arbodienst sluit de werkgever doorgaans zelf een contract. Een werknemer hoeft dus niet apart akkoord te geven op die contractwissel. Wel is duidelijke communicatie belangrijk, zeker als er al begeleiding loopt.
De werknemer moet weten wie het nieuwe aanspreekpunt is, hoe vervolgafspraken verlopen en dat de begeleiding gewoon doorgaat. Bij de overdracht van medische informatie gelden aparte privacyregels en professionele normen. Dat deel loopt niet via de werkgever als vrije informatie-uitwisseling.
Wat als er binnenkort een belangrijk Poortwachter-moment aankomt?
Dan is extra voorzichtigheid nodig. Denk aan een eerstejaarsevaluatie, een arbeidsdeskundig onderzoek, het beslismoment rond Spoor 2 of de voorbereiding op de WIA-aanvraag. In zo’n fase wilt u voorkomen dat een nieuwe partij eerst weken nodig heeft om dossiers te lezen.
Vraag daarom vooraf concreet:
- wie beoordeelt de urgente dossiers als eerste
- binnen welke termijn de nieuwe bedrijfsarts of casemanager kan oppakken
- welke stukken vóór de overstap compleet moeten zijn
- hoe afwijkende of betwiste adviezen worden overgenomen of herbeoordeeld
Bij verschil van inzicht over belastbaarheid of re-integratie kan een deskundigenoordeel van UWV soms helpen, maar dat is geen vervanging voor een zorgvuldige overdracht.
FAQ over overstappen van arbodienst bij langdurig verzuim
Kan ik overstappen van arbodienst als er al langdurig zieke werknemers in begeleiding zijn?
Ja, meestal wel. Belangrijk is dat de begeleiding niet stilvalt en dat dossier, termijnen en verantwoordelijkheden goed worden overgedragen.
Loop ik extra risico op een loonsanctie als ik tijdens een lopend dossier overstap?
Niet door de overstap op zichzelf, maar wel als die overstap leidt tot vertraging, gemiste stappen of een onvolledig dossier. De kwaliteit van de uitvoering en vastlegging blijft doorslaggevend.
Moet het hele dossier opnieuw worden opgebouwd bij een nieuwe arbodienst?
Nee, dat is niet de bedoeling. De nieuwe partij moet juist verder kunnen op het bestaande dossier, met een duidelijke overdracht van stukken, actiestatus en vervolgstappen.
Is het slimmer om te wachten tot een langdurig dossier is afgerond?
Dat hangt af van de situatie. Als de huidige begeleiding goed loopt, kan wachten rustiger zijn. Maar als de dienstverlening juist een knelpunt is, kan uitstel meer schade geven dan een goed voorbereide overstap.
Een veilige volgende stap voor werkgevers
Als u wilt overstappen, begin dan met een simpele risicocheck: welke werknemers zitten in een langdurig traject, welke deadlines komen eraan en welke informatie moet direct beschikbaar zijn op dag één van de nieuwe samenwerking. Daarmee voorkomt u dat een contractwissel een re-integratieprobleem wordt.
Wilt u begeleiding bij een zorgvuldige overdracht of wilt u eerst scherp krijgen waar de grootste risico’s in uw lopende dossiers zitten, dan kan een frisse blik veel duidelijkheid geven. Neem contact op voor advies over een passende aanpak.