Uiterlijk starten met Spoor 2 betekent in de praktijk: niet wachten tot het einde van de wachttijd, maar beginnen zodra voldoende duidelijk is dat re-integratie binnen de eigen organisatie geen reële route meer is. Voor veel dossiers ligt dat beslismoment rond de eerstejaarsevaluatie, vaak tussen ongeveer week 52 en 58. Te laat starten, of uitstel zonder goede onderbouwing, vergroot het risico op een loonsanctie van het UWV.
Het echte beoordelingsmoment ligt bij de kansen op terugkeer, niet alleen bij een weeknummer
Er bestaat geen wettelijke regel die zegt dat Spoor 2 altijd exact in één vaste week moet starten. Het UWV beoordeelt vooral of u als werkgever op tijd en serieus hebt gehandeld. De vraag is dus niet alleen: in welke week begon het traject? De echte vraag is: vanaf welk moment had redelijkerwijs duidelijk moeten zijn dat Spoor 1 onvoldoende perspectief bood?
Als uit de inzet van werknemer, werkgever, bedrijfsarts en eventueel arbeidsdeskundige blijkt dat terugkeer in eigen werk of ander passend werk binnen de eigen organisatie niet haalbaar is, dan moet Spoor 2 tijdig worden ingezet. In veel gevallen is de eerstejaarsevaluatie daarbij een belangrijk schakelmoment.
Kort en veilig geformuleerd
- Rond week 52 beoordeelt u opnieuw serieus of Spoor 1 nog voldoende perspectief heeft.
- Uiterlijk kort daarna moet Spoor 2 starten als terugkeer binnen de eigen organisatie niet realistisch meer is.
- Later starten kan alleen als daar een actuele, logische en goed vastgelegde reden voor is.
- Te vroeg starten zonder duidelijke onderbouwing is ook niet ideaal, omdat Spoor 1 altijd voorop blijft staan zolang daar nog echte kansen liggen.
Waarom het UWV vaak naar de periode rond het eerste ziektejaar kijkt
De eerstejaarsevaluatie is een belangrijk moment binnen de re-integratie. Tegen die tijd moet er meestal voldoende zicht zijn op belastbaarheid, herstelverwachting en mogelijkheden binnen de eigen organisatie. Als dan blijkt dat passend werk intern niet of nauwelijks mogelijk is, verwacht het UWV doorgaans dat u niet onnodig wacht met Spoor 2.
Dat betekent niet dat ieder dossier hetzelfde verloopt. Soms is al eerder duidelijk dat intern geen duurzame oplossing mogelijk is. Soms is er juist nog een serieuze medische of organisatorische reden om nog even op Spoor 1 te blijven inzetten. Die afweging moet wel actueel en navolgbaar zijn vastgelegd.
Wilt u de timing van alle Poortwachter-stappen controleren, bekijk dan ook deze checklist om uw verzuimdossier Poortwachter-proof te maken.
Wanneer bent u waarschijnlijk te laat met Spoor 2?
U loopt risico als er al langere tijd signalen zijn dat terugkeer binnen het eigen bedrijf niet haalbaar is, maar er toch niets concreets gebeurt. Het UWV kan dan oordelen dat u re-integratiekansen hebt laten liggen. Dat gebeurt bijvoorbeeld in deze situaties:
- de bedrijfsarts geeft al geruime tijd aan dat terugkeer in eigen of aangepast werk niet haalbaar lijkt;
- er is geen passend werk beschikbaar binnen de eigen organisatie en dat was al maanden duidelijk;
- een arbeidsdeskundig onderzoek adviseert om Spoor 2 in te zetten, maar de start blijft uit;
- u blijft hopen op herstel zonder nieuwe feiten of actuele medische onderbouwing;
- er is wel gestart, maar het traject is zo laat of zo beperkt opgezet dat het feitelijk weinig betekenis had.
In zulke gevallen kijkt het UWV niet alleen naar de intentie, maar naar de concrete inspanningen en het dossier daarachter.
Wanneer mag u later starten dan rond week 52 tot 58?
Later starten kan verdedigbaar zijn, maar alleen als de reden goed onderbouwd is. Denk aan een situatie waarin er nog een realistisch en concreet perspectief is op terugkeer binnen de eigen organisatie, of wanneer medische informatie laat zien dat een extern traject tijdelijk niet passend is.
Voorbeelden van redenen die soms verdedigbaar kunnen zijn:
- er is een recente en goed gemotiveerde verwachting van herstel op korte termijn;
- er loopt een concreet intern re-integratietraject met aantoonbare kansen op passend werk;
- de belastbaarheid van de werknemer is nog zo onduidelijk dat eerst nadere beoordeling nodig is;
- de werknemer is tijdelijk niet belastbaar voor sollicitatie- of plaatsingsactiviteiten, en dat blijkt uit het advies van de bedrijfsarts.
Belangrijk is wel dat uitstel nooit alleen mag rusten op hoop, ongemak of het ontbreken van prioriteit. Het moet gaan om een onderbouwde keuze, met actuele informatie van bijvoorbeeld de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige.
Wat moet er minimaal in het dossier staan om uw keuze te kunnen uitleggen?
Bij de WIA-beoordeling moet u kunnen laten zien waarom Spoor 2 wel, nog niet of juist op een bepaald moment is gestart. Een sterk dossier bevat daarom niet alleen formulieren, maar ook de logica van uw keuzes.
Praktische dossiercheck
- een actueel probleemanalyse en bijstellingen door de bedrijfsarts;
- het plan van aanpak en evaluaties van de voortgang;
- de eerstejaarsevaluatie met een duidelijke afweging over Spoor 1 en Spoor 2;
- eventueel een arbeidsdeskundig onderzoek met advies over interne en externe mogelijkheden;
- vastlegging van passend werk dat is onderzocht of aangeboden;
- de reden van eventuele vertraging, inclusief datum en onderbouwing;
- zichtbare start van Spoor 2, met concrete activiteiten en opvolging.
Let erop dat in het verzuimdossier geen medische details thuishoren die u als werkgever niet mag vastleggen. Lees daarvoor ook wat u wel en niet vastlegt in een verzuimdossier.
Wie bepaalt eigenlijk of Spoor 2 nodig is?
De werkgever beslist niet alleen op gevoel. De inzet van Spoor 2 hoort gebaseerd te zijn op de belastbaarheid van de werknemer en de feitelijke mogelijkheden binnen de organisatie. De bedrijfsarts speelt daarin een belangrijke rol. Vaak is ook een arbeidsdeskundige beoordeling nodig om te bepalen of terugkeer in eigen werk, aangepast werk of ander passend werk binnen het bedrijf nog realistisch is.
Komt u er met werknemer of adviseurs niet uit, dan kan een deskundigenoordeel van het UWV helpen als het dossier vastloopt door een concreet verschil van inzicht.
Voorkom deze veelgemaakte denkfouten
- “We hebben nog tijd.” Wachten zonder nieuwe onderbouwing is een klassiek risico.
- “De werknemer wil nog geen Spoor 2.” Dat kan een aandachtspunt zijn, maar ontslaat de werkgever niet van de plicht om tijdig te handelen.
- “We starten pas als Spoor 1 helemaal klaar is.” Soms moeten Spoor 1 en Spoor 2 naast elkaar lopen.
- “De bedrijfsarts heeft niet letterlijk gezegd dat het moet.” Ook dan moet u actief blijven toetsen of intern nog echte kansen bestaan.
Meer praktijkfouten leest u in dit artikel over fouten bij het starten van het tweede spoor.
Veelgestelde vragen
Moet Spoor 2 altijd in week 52 starten?
Nee. Week 52 is vaak een belangrijk beoordelingsmoment, maar geen absoluut startbevel. Het gaat erom dat u rond dat moment serieus beoordeelt of intern nog reële mogelijkheden zijn. Als die er niet zijn, moet Spoor 2 snel daarna in gang worden gezet.
Kan Spoor 2 later beginnen zonder loonsanctie?
Ja, dat kan soms. Dan moet wel duidelijk zijn waarom later starten logisch was, bijvoorbeeld door een actuele medische onderbouwing of een concreet intern perspectief. Zonder die onderbouwing wordt later starten snel kwetsbaar.
Mag Spoor 1 doorgaan terwijl Spoor 2 al start?
Ja. Spoor 1 blijft altijd prioriteit houden als daar nog kansen liggen. In de praktijk kunnen beide sporen naast elkaar lopen, juist om geen tijd te verliezen.
Is een extern re-integratiebureau verplicht om Spoor 2 goed te doen?
Nee, niet automatisch. Belangrijker is dat het traject tijdig, serieus en goed vastgelegd is uitgevoerd. Daarover leest u meer in het artikel over de vraag of een extern re-integratiebureau verplicht is voor een sluitend Spoor 2 dossier.
Handige vuistregel voor werkgevers
Als u rond het eerste ziektejaar nog geen helder en onderbouwd antwoord hebt op de vraag of terugkeer binnen uw eigen organisatie realistisch is, dan is dat zelf al een signaal om direct te verdiepen. Wacht dan niet af, maar laat beoordelen wat nog mogelijk is en leg de uitkomst meteen vast. Daarmee voorkomt u dat tijdverlies later als onvoldoende re-integratie-inspanning wordt gezien.
Wat u nu het beste kunt doen
Controleer bij langdurig verzuim uiterlijk rond de eerstejaarsevaluatie of Spoor 1 nog echt perspectief biedt. Is dat perspectief er niet, start dan tijdig met Spoor 2 en leg vast waarom dat moment logisch was. Is er wel reden voor uitstel, zorg dan dat die reden actueel, concreet en goed onderbouwd in het dossier staat.
Twijfelt u of uw dossier sterk genoeg is, of of Spoor 2 nu al moet starten? Laat de casus dan tijdig toetsen. Dat is meestal eenvoudiger dan achteraf een loonsanctie proberen te verklaren. Neem contact op voor advies over een passende aanpak.