In een verzuimdossier leg je als werkgever vooral vast wat nodig is voor verzuimbegeleiding en re-integratie: de ziekmelding, contactmomenten, afspraken, inzetbaarheid en ontvangen adviezen zonder medische details. Wat je juist niet vastlegt, zijn diagnoses, klachten, behandelingen en andere gezondheidsgegevens die alleen de bedrijfsarts mag verwerken.
Een bruikbaar verzuimdossier begint met het juiste onderscheid
De kern is simpel: de werkgever bewaart procesinformatie, de bedrijfsarts bewaart medische informatie. Dat onderscheid is belangrijk voor privacy, voor een nette begeleiding van de werknemer en voor een dossier dat later ook standhoudt als het UWV of een andere partij meekijkt.
Veel werkgevers maken het verzuimdossier onbedoeld te zwaar of juist te leeg. Te zwaar, omdat er medische details in komen te staan. Te leeg, omdat afspraken, contactmomenten en re-integratiestappen niet goed zijn vastgelegd. Beide zijn onhandig. Een goed dossier is feitelijk, relevant en terughoudend met persoonsgegevens.
Wat is het doel van een verzuimdossier?
Een verzuimdossier helpt je om verzuim zorgvuldig te begeleiden. Het dossier laat zien:
- wanneer het verzuim is gestart,
- welke afspraken zijn gemaakt,
- welke stappen in de re-integratie zijn gezet,
- welke informatie van de bedrijfsarts of arbodienst is ontvangen,
- en of werkgever en werknemer hun verplichtingen zijn nagekomen.
Dat is niet alleen praktisch tijdens de begeleiding. Het is ook belangrijk als je wilt voorkomen dat re-integratiestappen later ter discussie staan, bijvoorbeeld bij een beoordeling door UWV. Lees in dat verband ook hoe je een loonsanctie van UWV kunt helpen voorkomen.
Wat leg je wel vast in een verzuimdossier?
Als vuistregel geldt: noteer alleen wat nodig is voor begeleiding, planning en re-integratie. Houd het feitelijk, kort en controleerbaar.
Gegevens die meestal wel in het dossier thuishoren
- Datum van ziekmelding, en eventueel of het om een eerste ziektedag of een nieuwe melding gaat.
- Bereikbaarheid tijdens verzuim, zoals telefoonnummer of verblijfsadres als dat nodig is voor contact.
- Gemaakte afspraken, bijvoorbeeld over contactmomenten, evaluaties of aangepast werk.
- Functionele inzetbaarheid, voor zover die door de bedrijfsarts is teruggekoppeld, zoals wat iemand nog wel of niet kan in werk.
- Voortgang van re-integratie, inclusief ondernomen acties, aangeboden werk en reacties daarop.
- Ontvangen documenten die voor de werkgever bestemd zijn, zoals probleemanalyse, plan van aanpak, bijstellingen en actueel oordeel voor zover daarin geen medische details staan.
- Verslagen van gesprekken over werkhervatting, belastbaarheid in functionele zin, planning en samenwerking.
- Correspondentie over verplichtingen, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een gesprek of bevestiging van afspraken.
Veilig noteerbaar: feitelijk en zakelijk
Een goede notitie klinkt bijvoorbeeld zo: “Op 12 juni telefonisch contact gehad. Werknemer is volgens terugkoppeling bedrijfsarts voorlopig inzetbaar voor administratieve taken, 3 keer 2 uur per week. Afspraak gemaakt om dit op 17 juni te evalueren.”
Zo’n notitie is bruikbaar, relevant en bevat geen medische details.
Wat leg je juist niet vast?
In een werkgeversdossier horen in principe geen medische persoonsgegevens thuis. Dat geldt ook als een werknemer die informatie zelf spontaan vertelt. Luisteren mag, opschrijven meestal niet.
Gegevens die je niet of alleen zeer beperkt mag vastleggen
- Diagnose of vermoedelijke diagnose, zoals burn-out, depressie, hernia of migraine.
- Beschrijving van klachten of symptomen, zoals slapeloosheid, paniekaanvallen of rugpijn.
- Behandelingen en medicatie, inclusief namen van artsen, therapeuten of medicijnen.
- Uitslagen van onderzoeken of medische rapporten.
- Persoonlijke medische oorzaken van verzuim, ook niet in losse mailtjes of gespreksverslagen.
- Bijzondere persoonsgegevens over gezondheid die niet nodig zijn voor de werkgeverstaak.
Twijfel je of een detail medisch is? Dan is het vaak veiliger om het niet op te nemen en de bedrijfsarts te laten beoordelen wat relevant is.
Praktische checklist: zo houd je het dossier bruikbaar en privacyproof
Onderstaande punten zijn veilig citeerbaar en helpen bij de dagelijkse praktijk.
| Wel vastleggen | Niet vastleggen |
| Datum ziekmelding en voortgang | Diagnose of medische oorzaak |
| Contactmomenten en afspraken | Klachten, symptomen en behandeling |
| Inzetbaarheid in werk | Medicatie en therapie |
| Aangeboden passend werk | Medische verslagen of testuitslagen |
| Re-integratiestappen en reacties | Privémedische details uit gesprekken of e-mails |
Drie praktische schrijfregels
- Schrijf feitelijk, noteer wat is afgesproken of gedaan, niet wat je vermoedt.
- Schrijf functioneel, focus op inzetbaarheid en re-integratie, niet op ziekte-inhoud.
- Schrijf sober, alleen wat echt nodig is voor begeleiding en dossiervorming.
Wat doe je als een werknemer zelf medische informatie deelt?
Dat gebeurt vaak. Een werknemer wil uitleggen wat er speelt en noemt dan een diagnose of behandeling. Als werkgever hoef je die informatie niet actief uit te vragen en je moet die meestal ook niet in het verzuimdossier opnemen.
Een nette aanpak is: bedank de werknemer voor de toelichting, stuur op het werk en de inzetbaarheid, en verwijs voor medische beoordeling naar de bedrijfsarts. In je notitie leg je dan niet de medische inhoud vast, maar bijvoorbeeld: “Werknemer heeft toelichting gegeven op de situatie. Besproken wat dit betekent voor contact, planning en inzetbaarheid. Medische beoordeling loopt via de bedrijfsarts.”
Welke documenten horen vaak wel bij het re-integratiedeel?
Bij langduriger verzuim krijgt het dossier vaak een meer formele opbouw. Dan gaat het niet alleen om notities, maar ook om vaste documenten in het proces. Denk aan:
- de probleemanalyse van de bedrijfsarts,
- het plan van aanpak,
- evaluaties en bijstellingen,
- afspraken over passend werk of tweede spoor,
- relevante correspondentie met werknemer, arbodienst of UWV.
Wil je scherper kijken of je dossier compleet is voor de Wet verbetering poortwachter, dan helpt ook dit artikel: hoe check je of je verzuimdossier Poortwachter-proof is. En als passend werk een rol speelt, is ook wanneer aangepast werk een goede tussenstap naar herstel is relevant.
Veelgemaakte fouten in verzuimdossiers
- Te veel medische informatie bewaren, bijvoorbeeld in e-mails of gespreksverslagen.
- Te weinig voortgang vastleggen, waardoor achteraf niet zichtbaar is wat er is gedaan.
- Geen duidelijk onderscheid maken tussen informatie van werkgever, leidinggevende, HR en bedrijfsarts.
- Afspraken niet bevestigen, waardoor discussie ontstaat over wat wel of niet is afgesproken.
- Emotionele of beoordelende formuleringen gebruiken, zoals aannames over motivatie, gedrag of geloofwaardigheid.
Vooral dat laatste is riskant. Een dossier is geen plek voor frustratie of interpretatie. Houd het professioneel en controleerbaar.
FAQ over het verzuimdossier
Mag ik als werkgever de reden van ziekmelding opschrijven?
Alleen als het niet om medische informatie gaat en het echt nodig is. In de praktijk is het meestal beter om geen medische reden te noteren. Leg liever vast dát iemand is uitgevallen en wat dat betekent voor bereikbaarheid en werkafspraken.
Mag ik een diagnose opnemen als de werknemer die zelf vertelt?
Meestal niet. Dat een werknemer iets vrijwillig deelt, betekent niet automatisch dat jij het in het werkgeversdossier mag bewaren. Beperk je notitie tot de gevolgen voor werk en re-integratie.
Wat moet er minimaal in een verzuimdossier staan?
Minimaal: ziekmeldingsdatum, contactmomenten, gemaakte afspraken, relevante re-integratiestappen, ontvangen terugkoppeling van de bedrijfsarts zonder medische details, en vastlegging van passend werk of andere acties.
Wie bewaart de medische gegevens dan wel?
De bedrijfsarts of arbodienst verwerkt medische informatie. De werkgever ontvangt alleen wat nodig is om het verzuim te begeleiden, zoals functionele beperkingen of mogelijkheden voor werkhervatting.
Maak van je dossier een werkdocument, geen medisch archief
Een goed verzuimdossier helpt je vooral om zorgvuldig te handelen. Het is dus geen verzameling van alles wat iemand tijdens ziekte vertelt, maar een helder werkdocument met afspraken, acties en voortgang. Daarmee bescherm je de privacy van de werknemer én je eigen positie als werkgever.
Wil je je verzuimaanpak breder aanscherpen, bekijk dan ook de mogelijkheden van arbodienstverlening of lees meer over re-integratiebegeleiding. Heb je twijfel over wat je in een concreet dossier wel of niet mag opnemen, laat je aanpak dan vooraf toetsen. Dat voorkomt herstelwerk achteraf.