Wanneer is een maatwerkregeling geschikt voor een grotere organisatie?

Een maatwerkregeling is vooral geschikt voor een grotere organisatie als een standaard arbodienstcontract niet meer goed aansluit op de praktijk. Denk aan meerdere locaties, verschillende soorten werk, een eigen HR- of verzuimteam en de wens om processen, preventie en begeleiding beter op elkaar af te stemmen.

De wettelijke regeling blijft bepalend

Losse toegang tot een bedrijfsarts is niet automatisch voldoende om aan alle arboverplichtingen te voldoen. Bij de vangnetregeling schakelt u een gecertificeerde arbodienst in. Een maatwerkregeling vraagt om een passende cao-regeling of schriftelijke overeenstemming met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Regel de vereiste deskundigheid, waaronder een bedrijfsarts, en leg de ondersteuning vast in een basiscontract. Organisatiegrootte of laag verzuim geeft op zichzelf geen vrijstelling. Lees de uitleg van Arboportaal over het basiscontract en beide regelingen.

Wanneer maatwerk meerwaarde heeft bij complexe organisaties

Grote organisaties hebben vaak meer nodig dan een basisoplossing. Niet omdat groter automatisch ingewikkelder is, maar omdat de variatie in functies, risico’s, leidinggevenden en dossiers toeneemt. Dan kan een maatwerkregeling helpen om verantwoordelijkheden duidelijker te beleggen en ondersteuning gerichter in te richten.

Een maatwerkregeling is meestal passend als uw organisatie:

• meerdere vestigingen of regio’s heeft;
• werkt met verschillende functiegroepen, zoals kantoor, productie, logistiek of buitendienst;
• een intern HR-team, casemanagement of eigen verzuimregie heeft;
• behoefte heeft aan vaste procesafspraken in plaats van losse verrichtingen;
• preventie, verzuim en re-integratie beter wil verbinden;
• regelmatig te maken heeft met complexe of langdurige dossiers.

In zulke situaties gaat het niet alleen om medische beoordeling, maar ook om samenwerking, snelheid, rolzuiverheid en goede afstemming tussen werkgever, leidinggevende, HR en bedrijfsarts.

Wat is een maatwerkregeling in de praktijk?

Met een maatwerkregeling maakt een organisatie eigen afspraken over hoe arbodienstverlening wordt georganiseerd, binnen de wettelijke kaders. Dat kan betekenen dat u onderdelen zelf regelt en andere onderdelen extern belegt. De precieze inrichting verschilt per organisatie.

In de praktijk gaat het vaak om afspraken over:

• toegang tot de bedrijfsarts of andere kerndeskundigen;
• wie de verzuimregie voert;
• hoe spreekuren, preventie en triage zijn ingericht;
• welke ondersteuning centraal of juist per locatie wordt ingezet;
• hoe dossieroverdracht, rapportage en escalatie verlopen;
• welke expertise wordt ingeschakeld bij complexe re-integratie.

Belangrijk is dat maatwerk niet hetzelfde is als alles zelf doen. Het gaat om een bewuste verdeling van taken, verantwoordelijkheden en deskundigheid.

Signalen dat een standaardregeling niet meer goed past

Een grotere organisatie kan vaak lang doorgaan met een standaardoplossing, totdat de praktijk begint te schuren. De volgende signalen wijzen erop dat maatwerk het overwegen waard is:

• Te veel verschillen tussen locaties: wat op papier één proces is, blijkt in de uitvoering per vestiging anders te lopen.
• Onvoldoende snelheid of bereikbaarheid: leidinggevenden en HR wachten te lang op advies of vervolgstappen.
• Dubbele regie: intern en extern sturen tegelijk op het dossier, waardoor onduidelijkheid ontstaat.
• Gebrek aan sturing op preventie: de focus ligt vooral op ziekmeldingen, niet op het voorkomen van uitval.
• Veel complexe dossiers: bijvoorbeeld bij langdurig verzuim, meerdere stakeholders of terugkerende vastlopers.
• Onvoldoende managementinformatie: de organisatie wil kunnen sturen op patronen, maar krijgt vooral losse casusinformatie.

Herkenbaar? Dan is het verstandig om eerst scherp te krijgen waar de knelpunten precies zitten. Soms is een andere werkwijze voldoende. Soms vraagt het echt om een andere contract- en samenwerkingsvorm.

Voor welke grotere organisaties is maatwerk het meest logisch?

Maatwerk is vooral logisch voor organisaties waar schaal en variatie samenkomen. Bijvoorbeeld:

• organisaties met meerdere vestigingen of landelijk werkende teams;
• bedrijven met zowel uitvoerend als administratief werk;
• werkgevers met verhoogde fysieke of psychosociale belasting;
• organisaties waar veel afstemming nodig is tussen HR, leidinggevenden en externe deskundigen;
• werkgevers die eigen regie willen voeren, maar niet alle expertise intern willen opbouwen.

Voor organisaties met meerdere locaties is de keuze voor de juiste inrichting extra belangrijk. Daarbij spelen bereikbaarheid, vaste aanspreekpunten en uniforme procesafspraken een grote rol. Lees in dat verband ook hoe u een arbodienst kiest voor een organisatie met meerdere locaties.

Concrete afwegingscriteria

Als u wilt bepalen of een maatwerkregeling passend is, kunt u deze checklist gebruiken. Dit zijn praktische en goed onderbouwbare beslisfactoren:

Als op meerdere van deze punten extra afstemming nodig is, groeit de kans dat maatwerk beter past dan een standaardregeling.

Wat zijn de voordelen, en waar zitten de risico’s?

Mogelijke voordelen

• betere aansluiting op de eigen organisatie en werkwijze;
• duidelijkere rolverdeling tussen HR, leidinggevenden en externe experts;
• meer grip op complexe dossiers en escalaties;
• ruimte om preventie en verzuimbeleid beter te verbinden;
• passender inzet van deskundigen, zoals bedrijfsarts of arbeidsdeskundige.

Mogelijke risico’s

• te veel taken intern beleggen zonder voldoende kennis of capaciteit;
• onduidelijke verantwoordelijkheden tussen interne en externe partijen;
• maatwerk kiezen zonder scherp doel, waardoor het vooral ingewikkelder wordt;
• wettelijke verplichtingen onvoldoende borgen in contract en uitvoering.

Daarom is een maatwerkregeling vooral sterk als de organisatie vooraf helder heeft welke knelpunten zij wil oplossen en wie waarvoor verantwoordelijk wordt.

Waar moet u vooraf contractueel en organisatorisch op letten?

Wie maatwerk overweegt, doet er goed aan om niet alleen naar prijs of beschikbaarheid te kijken. Juist bij grotere organisaties bepalen de werkafspraken of de regeling in de praktijk werkt.

• Leg taken scherp vast: wie doet wat bij ziekmelding, spreekuur, preventie, dossierregie en opschaling?
• Borg wettelijke onderdelen: zorg dat het basisniveau van arbodienstverlening goed geregeld blijft.
• Werk met vaste aanspreekpunten: dat voorkomt verlies van informatie en onnodige vertraging.
• Maak afspraken over rapportage: stuur niet alleen op losse dossiers, maar ook op patronen en knelpunten.
• Regel specialistische opschaling: bijvoorbeeld richting arbeidsdeskundige ondersteuning of extra re-integratie-expertise.

Twijfelt u vooral over de inrichting van de bedrijfsartsenzorg, lees dan ook bedrijfsarts of arbodienst: hoe bepaal je wat je nodig hebt?.

Hoe verschilt maatwerk van zelf verzuim begeleiden?

Een maatwerkregeling betekent niet automatisch dat u verzuim volledig zelf gaat begeleiden. Veel grotere organisaties kiezen juist voor een tussenvariant: zij houden intern regie op proces en afstemming, terwijl medische beoordeling en specifieke expertise extern blijven belegd.

Dat werkt vooral goed als intern duidelijk is wie verantwoordelijk is voor opvolging, communicatie en dossierbewaking. Is die basis er nog niet, dan kan te veel eigen regie juist extra druk geven. In dat geval is het zinvol om ook te kijken naar de afweging in zelf verzuim begeleiden of uitbesteden.

Veelgestelde vragen

Is een maatwerkregeling alleen interessant voor heel grote werkgevers?

Nee. Niet alleen omvang telt, maar vooral complexiteit. Ook een middelgrote organisatie met meerdere locaties, verschillende risico’s en een intern HR-team kan baat hebben bij maatwerk.

Is maatwerk altijd beter dan een standaard arbodienstcontract?

Nee. Maatwerk is alleen beter als het een concreet probleem oplost, zoals onduidelijke regie, slechte aansluiting op de praktijk of behoefte aan vaste procesafspraken. Zonder heldere inrichting kan maatwerk juist onnodig ingewikkeld worden.

Kun je met maatwerk nog steeds externe deskundigen inzetten?

Ja. In veel gevallen juist wel. Maatwerk gaat over passende organisatie van de dienstverlening, niet over het uitsluiten van externe expertise. Denk aan inzet van bedrijfsarts, arbeidsdeskundige of ondersteuning bij re-integratie.

Waar moet een grotere organisatie als eerste naar kijken?

Begin met de praktijk: waar lopen dossiers, leidinggevenden of HR nu vast? Pas daarna kijkt u naar contractvorm, taakverdeling en benodigde expertise. Anders kiest u snel een vorm die op papier logisch lijkt, maar in de uitvoering niet helpt.

Een bruikbare volgende stap voor HR en directie

Wilt u beoordelen of een maatwerkregeling voor uw organisatie echt passend is, start dan met een korte interne inventarisatie. Breng in kaart waar de huidige arbodienstverlening goed werkt, waar vertraging of ruis ontstaat en welke taken u intern wel of niet kunt dragen. Kijk daarna pas naar de contractvorm.

Voor grotere organisaties is de beste keuze meestal niet de meest uitgebreide of de goedkoopste oplossing, maar de regeling die past bij uw structuur, risico’s en mate van eigen regie. Heeft u behoefte aan een aanpak die aansluit op complexe verzuim- en re-integratievragen, dan kan gerichte arbodienstverlening op maat helpen om rollen, processen en deskundigheid beter op elkaar aan te laten sluiten.

Neem contact op voor advies over een passende aanpak.

Bekijk de ondersteuning van Arbo Andersom Denken voor werkgevers en bespreek welke aanpak bij uw organisatie past.

Download PDF