Als de wachttijd bij de bedrijfsarts oploopt, is het belangrijk om de re-integratie niet zomaar stil te laten vallen. U kunt als werkgever de medische beoordeling niet vervangen, maar u kunt wel de vertraging vastleggen, versnelling vragen, contact houden met de werknemer en alle niet-medische stappen in de re-integratie gewoon laten doorgaan waar dat verantwoord is.
Voorkom dat wachttijd verandert in stilstand
De bedrijfsarts is vaak nodig om belastbaarheid, opbouw en vervolgstappen goed te beoordelen. Toch betekent een late afspraak niet dat u verder niets meer kunt doen. Juist in deze fase telt of u actief blijft handelen en laat zien dat u de re-integratie serieus bewaakt.
Voor werkgevers zit het risico meestal niet alleen in de vertraging zelf, maar in wat er daarna wel of niet is gedaan. Als een dossier later wordt beoordeeld, is vooral van belang of u tijdig hebt opgevolgd, knelpunten hebt gesignaleerd en acties hebt ondernomen om het proces weer in beweging te krijgen.
Wat u direct kunt doen
- Leg de wachttijd meteen vast, inclusief datum van aanvraag, geplande afspraak en gevolgen voor het re-integratieproces.
- Vraag actief om versnelling bij de arbodienst of bedrijfsartspraktijk, zeker als termijnen naderen.
- Onderzoek alternatieven, zoals een telefonisch consult, beeldbelafspraak, vervangende bedrijfsarts of prioritering van het dossier.
- Houd contact met de werknemer over voortgang, haalbare tussenstappen en praktische afspraken.
- Zet niet-medische acties door, zoals werkhervattingsgesprekken, inventarisatie van passend werk en dossieropbouw.
- Bewaak Poortwachter-momenten, zodat evaluaties en vervolgstappen niet ongemerkt te laat plaatsvinden.
Waar uw rol stopt en waar die juist begint
U mag als werkgever geen medische informatie opvragen of zelf bepalen wat iemand wel of niet kan op basis van een klacht of diagnose. Dat oordeel hoort bij de bedrijfsarts. Uw rol ligt ergens anders: voortgang organiseren, belemmeringen bespreekbaar maken, passend werk onderzoeken en afspraken goed vastleggen.
Dat onderscheid is belangrijk. Veel dossiers lopen vast doordat iedereen wacht op medisch advies, terwijl praktische stappen al wel mogelijk waren. Denk aan het bespreken van taken die misschien wel passend zijn, het aanpassen van werktijden, het inplannen van evaluatiemomenten of het alvast in kaart brengen van ander werk binnen de organisatie.
Wat u zonder medisch oordeel vaak wel kunt doen
- Bespreken welke werkzaamheden feitelijk beschikbaar zijn.
- Tijdelijk aangepast werk inventariseren.
- Werkuren, reistijd of werkplek praktisch verkennen.
- Afspraken maken over contactfrequentie en vervolgmomenten.
- Een casemanager of leidinggevende laten opvolgen op gemaakte afspraken.
Meer over haalbare tussenstappen leest u ook in wanneer aangepast werk een goede tussenstap naar herstel is.
Welke acties helpen als de afspraak niet snel genoeg komt
Als de wachttijd echt knelt, is alleen afwachten meestal niet verstandig. Een paar gerichte acties helpen om zowel de werknemer als het dossier verder te brengen.
1. Escaleer binnen de arbodienst of contractafspraken
Vraag niet alleen naar de eerstvolgende datum, maar maak concreet waarom versnelling nodig is. Noem bijvoorbeeld een vastgelopen opbouw, een naderende evaluatie of onduidelijkheid over passend werk. Vraag ook wie verantwoordelijk is voor triage en of een andere bedrijfsarts kan overnemen.
2. Vraag om een tijdelijk werkbaar advies
Soms is een volledig spreekuur niet direct mogelijk, maar kan de bedrijfsarts op basis van beschikbare informatie wel een kort richtinggevend advies geven. Dat is niet altijd haalbaar, maar het is wel een logische vraag als de re-integratie anders onnodig stilvalt.
3. Zet andere deskundigheid in waar dat past
Bij twijfel over passend werk of re-integratiekansen kan een arbeidsdeskundige helpen om de situatie concreet te maken. Dat vervangt het medische oordeel niet, maar kan wel duidelijkheid geven over functies, belasting en vervolgstappen. Op de website van arboandersomdenken.nl vindt u ook meer over de inzet van een arbeidsdeskundige.
4. Blijf evalueren en vastleggen
Noteer elke actie, elk verzoek om versnelling en elke reactie van arbodienst of werknemer. Dat is niet alleen administratief. Het laat zien dat u vertraging hebt gesignaleerd en niet passief bent gebleven.
Praktisch fact block: wat moet in elk geval in het dossier staan?
Als wachttijd de re-integratie vertraagt, zijn dit veilige en concreet vast te leggen onderdelen:
| Onderdeel | Wat legt u vast? |
| Aanvraag bedrijfsarts | Datum van aanmelding of verzoek om consult. |
| Beschikbare afspraak | De eerst aangeboden datum en eventuele reden van vertraging. |
| Acties werkgever | Verzoeken om versnelling, alternatieven, herinneringen en escalaties. |
| Contact werknemer | Besproken voortgang, praktische belemmeringen en gemaakte afspraken. |
| Re-integratiestappen | Welke niet-medische acties wel zijn doorgezet. |
| Gevolgen voor termijnen | Of de vertraging effect heeft op evaluaties, inzet van spoor 1 of spoor 2, of andere Poortwachter-stappen. |
Twijfelt u over wat wel en niet in het dossier hoort? Lees dan ook wat u wel en niet vastlegt in een verzuimdossier.
Wanneer wordt wachttijd echt een risico?
Niet elke vertraging leidt direct tot problemen. Het wordt wel risicovol als door het uitstel belangrijke beslissingen blijven liggen. Bijvoorbeeld als onduidelijk blijft of de werknemer kan opbouwen, of terugkeer in eigen werk nog haalbaar is, of dat andere stappen nodig worden.
Let extra op in deze situaties:
- de werknemer zit al langer in een kwetsbare fase van de re-integratie;
- er is discussie over belastbaarheid of passend werk;
- de eerstejaarsevaluatie of een ander formeel moment komt eraan;
- er ontstaat stilstand in spoor 1;
- u vreest dat te late actie later als onvoldoende inspanning wordt gezien.
In dat soort gevallen is het verstandig om niet alleen de afspraak af te wachten, maar actief te beoordelen welke vervolgstappen nu al voorbereid kunnen worden. Een sterk dossier helpt daarbij. Bekijk eventueel ook hoe u checkt of uw verzuimdossier Poortwachter-proof is.
Moet u een deskundigenoordeel aanvragen?
Een deskundigenoordeel is niet bedoeld om een volle agenda van de bedrijfsarts op te lossen. Het kan wel passend zijn als de re-integratie inhoudelijk vastloopt door een concreet verschil van inzicht, bijvoorbeeld over passend werk of voldoende medewerking. Dan kan een oordeel van UWV soms helpen om weer richting te krijgen.
Twijfelt u of dat moment al is bereikt, dan kan deze uitleg helpen: wanneer u als werkgever een deskundigenoordeel aanvraagt bij UWV.
FAQ over wachttijd bij de bedrijfsarts en re-integratie
Mag re-integratie stilgezet worden tot de bedrijfsarts tijd heeft?
Nee, meestal niet volledig. De medische beoordeling moet u afwachten, maar contact, inventarisatie van passend werk, evaluaties en dossiervorming kunnen vaak wel doorgaan.
Ben ik verantwoordelijk als de arbodienst pas laat plek heeft?
U bent niet verantwoordelijk voor de agenda van de bedrijfsarts, maar wel voor uw eigen opvolging. U moet laten zien dat u de vertraging hebt gesignaleerd, hebt geprobeerd te versnellen en intussen passende stappen hebt gezet.
Kan ik een andere bedrijfsarts vragen?
Dat hangt af van de afspraken met uw arbodienst en de beschikbaarheid. In de praktijk is het verstandig om expliciet te vragen naar een vervangend arts, een telefonisch consult of interne opschaling als wachttijd de re-integratie belemmert.
Mag ik zelf inschatten welke taken een werknemer aankan?
U mag praktische mogelijkheden bespreken en passend werk verkennen, maar u mag geen medische beperkingen beoordelen of vaststellen. Als daar twijfel over bestaat, blijft de bedrijfsarts leidend.
Kan lange wachttijd bijdragen aan een loonsanctie?
Dat kan, vooral als door de vertraging te weinig is gebeurd en het dossier onvoldoende laat zien dat u actief hebt gestuurd op re-integratie. Meer daarover leest u in hoe u een loonsanctie van UWV voorkomt.
Een werkbare volgende stap voor werkgevers
Als de wachttijd bij de bedrijfsarts oploopt, helpt deze volgorde vaak het meest: leg de vertraging vast, vraag direct om versnelling, onderzoek alternatieven, houd contact met de werknemer en zet alle niet-medische re-integratiestappen door die nu al verantwoord zijn. Wacht dus niet passief af, maar bewaak de voortgang zichtbaar en zorgvuldig.
Loopt een dossier hierdoor vast of wilt u voorkomen dat belangrijke Poortwachter-stappen blijven liggen, dan is het verstandig om tijdig mee te laten kijken naar de aanpak, de rolverdeling en de dossieropbouw. Zo voorkomt u dat een tijdelijke wachttijd uitgroeit tot een groter re-integratieprobleem.