Begin met feiten checken, niet met direct sanctioneren
Een gemiste afspraak bij de bedrijfsarts kan verschillende oorzaken hebben. Denk aan een fout adres, een misverstand over tijd of locatie, acute verslechtering van de gezondheid of praktische problemen met vervoer. Daarom is de eerste stap altijd: controleren wat er precies is gebeurd.
Neem dezelfde dag of zo snel mogelijk contact op met de werknemer. Vraag of de oproep is ontvangen en waarom de afspraak niet is nagekomen. Vraag daarbij niet naar medische details. Die horen thuis bij de bedrijfsarts, niet bij de werkgever.
Het doel van dit eerste contact is eenvoudig: duidelijk krijgen of er sprake is van een begrijpelijke reden, een miscommunicatie of van het niet meewerken aan de verzuimbegeleiding.
Wat je als werkgever direct moet doen
- Controleer of de uitnodiging van de bedrijfsarts of arbodienst correct is verstuurd.
- Leg vast op welke datum en via welk kanaal de oproep is verzonden.
- Neem contact op met de werknemer en noteer de reactie.
- Informeer de arbodienst of bedrijfsarts dat de afspraak is gemist.
- Bevestig schriftelijk wat is besproken en welke vervolgstap geldt.
Wanneer is niet verschijnen een probleem voor re-integratie?
Een werknemer die ziek is, moet in het algemeen meewerken aan redelijke voorschriften die gericht zijn op herstel en re-integratie. Een afspraak bij de bedrijfsarts valt daar normaal gesproken onder. Zonder beoordeling van de bedrijfsarts wordt het lastig om belastbaarheid, aangepast werk en vervolgstappen goed te beoordelen.
Daardoor kan een gemiste afspraak gevolgen hebben voor het verzuimdossier. Niet alleen voor de begeleiding van de werknemer, maar ook voor de onderbouwing richting UWV als het verzuim langer duurt. Juist daarom is een zorgvuldige aanpak belangrijk. Wie dat dossier op orde wil houden, kan ook kijken naar hoe je controleert of een verzuimdossier Poortwachter-proof is en naar wat je wel en niet vastlegt in een verzuimdossier.
Let op het onderscheid tussen niet kunnen en niet willen
Dat verschil is cruciaal. Iemand kan door acute klachten, opname of een praktische belemmering redelijkerwijs niet zijn verschenen. Dan ligt de oplossing meestal in een nieuwe afspraak en duidelijke communicatie. Maar als iemand zonder geldige reden wegblijft en ook daarna niet reageert, kan dat wijzen op onvoldoende medewerking.
Ga daar niet te snel van uit. Zorgvuldigheid voorkomt escalatie en verkleint de kans op fouten in communicatie, loonmaatregelen of latere discussies.
Stappenplan bij een no-show bij de bedrijfsarts
Onderstaand stappenplan is veilig, praktisch en goed citeerbaar voor je dossier.
| Stap | Wat doe je? | Waarom is dit belangrijk? |
| 1 | Controleer de oproep en verzendgegevens | Je moet zeker weten dat de werknemer de afspraak kon kennen. |
| 2 | Neem snel contact op | Zo voorkom je misverstanden en laat je zien dat je zorgvuldig handelt. |
| 3 | Vraag naar de reden, zonder medische details te vragen | Je blijft binnen je rol als werkgever. |
| 4 | Stem af met arbodienst of bedrijfsarts | De verzuimbegeleiding moet doorgaan en de arts moet op de hoogte zijn. |
| 5 | Bevestig schriftelijk een nieuwe afspraak of instructie | Dat geeft duidelijkheid en versterkt je dossier. |
| 6 | Waarschuw bij herhaling voor mogelijke gevolgen | De werknemer moet weten wat er op het spel staat. |
| 7 | Toets eventuele loonmaatregelen of sancties zorgvuldig | Te snel ingrijpen kan arbeidsrechtelijk onzorgvuldig zijn. |
Mag je het loon direct stopzetten?
Nee, in de praktijk is direct stopzetten zonder zorgvuldige tussenstappen vaak onverstandig. Eerst moet duidelijk zijn dat de werknemer zonder deugdelijke reden niet meewerkt aan redelijke controle- of re-integratievoorschriften. Ook moet de werknemer weten wat er van hem of haar wordt verwacht en welke gevolgen kunnen volgen als medewerking uitblijft.
Daarom is een schriftelijke waarschuwing of bevestiging vaak een logische tussenstap. Beschrijf daarin dat de afspraak is gemist, welke toelichting is gegeven, welke nieuwe afspraak of instructie geldt en wat de mogelijke gevolgen zijn als opnieuw niet wordt meegewerkt.
Twijfel je of een loonmaatregel passend is, laat dat dan eerst toetsen. Zeker bij een gevoelig dossier, een arbeidsconflict of psychische klachten is maatwerk belangrijk. In sommige situaties speelt namelijk niet alleen verzuim, maar ook de relatie tussen werkgever en werknemer. Dan kan het nuttig zijn om ook te kijken naar wanneer mediation slimmer is dan nog een verzuimgesprek.
Wat leg je vast in het dossier?
Een goed dossier draait om feiten, data en afspraken. Niet om aannames of medische informatie. Leg daarom in elk geval vast:
- de datum van de geplande afspraak bij de bedrijfsarts;
- hoe en wanneer de oproep is verzonden;
- dat de werknemer niet is verschenen;
- welk contact daarna is opgenomen;
- welke verklaring de werknemer gaf;
- welke vervolgafspraak of instructie is gegeven;
- welke waarschuwing of bevestiging schriftelijk is verstuurd.
Met zo’n dossier kun je later beter laten zien dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Dat is relevant voor de dagelijkse begeleiding én voor het bredere verzuimtraject, bijvoorbeeld om problemen richting UWV te helpen voorkomen. Daarbij sluit dit onderwerp aan op hoe je als werkgever een loonsanctie van UWV voorkomt.
Wat als de werknemer opnieuw niet verschijnt?
Blijft een werknemer weg zonder duidelijke of geldige reden, dan wordt de situatie serieuzer. Dan mag je als werkgever strakker sturen, mits je dat zorgvuldig en goed onderbouwd doet. Denk aan een laatste schriftelijke oproep, een duidelijke waarschuwing over de verplichting om mee te werken en een toets van vervolgstappen via je arbodienst, casemanager of juridisch adviseur.
Herhaald niet verschijnen kan onderdeel worden van een breder patroon van onvoldoende medewerking. In dat geval is het verstandig om het niet geïsoleerd te bekijken, maar in samenhang met de rest van het re-integratiegedrag. Daarover lees je ook meer op de pagina over re-integratie.
Praktische signalen dat je moet opschalen
- De werknemer reageert niet op herhaalde contactpogingen.
- Er is geen plausibele reden voor de afwezigheid.
- Een nieuwe afspraak wordt opnieuw niet nagekomen.
- Ook andere re-integratieafspraken worden genegeerd.
- De communicatie loopt vast of wordt conflictueus.
Veelgemaakte fouten van werkgevers
- Te snel conclusies trekken. Een no-show is niet automatisch onwil.
- Zelf medische informatie willen beoordelen. Dat is aan de bedrijfsarts.
- Niets schriftelijk bevestigen. Dan ontstaat later discussie over wat is afgesproken.
- Te lang wachten met handelen. Daardoor raakt het dossier onduidelijk en vertraagt de begeleiding.
- Direct dreigen met loonstop. Zonder zorgvuldige opbouw kan dat onnodig escaleren.
FAQ
Wat doe je als een werknemer niet verschijnt bij de bedrijfsarts?
Controleer eerst of de oproep goed is ontvangen. Neem daarna snel contact op, vraag naar de reden zonder medische details uit te vragen, informeer de arbodienst en bevestig de vervolgstap schriftelijk. Blijft medewerking uit zonder goede reden, dan kun je verdere maatregelen laten toetsen.
Mag een werknemer een afspraak bij de bedrijfsarts zomaar overslaan?
In principe nee. Van een zieke werknemer mag worden verwacht dat hij of zij meewerkt aan redelijke voorschriften rond verzuim en re-integratie. Er kan wel een geldige reden zijn voor afwezigheid, zoals acute gezondheidsproblemen of een aantoonbaar misverstand.
Wanneer mag je loonmaatregelen overwegen?
Pas nadat duidelijk is dat de werknemer zonder deugdelijke reden niet meewerkt, nadat de verwachtingen helder zijn gemaakt en nadat dit zorgvuldig is vastgelegd. Laat dit bij twijfel altijd toetsen, zodat je niet te snel of onjuist handelt.
Wat mag je als werkgever vragen na een gemiste afspraak?
Je mag vragen waarom de afspraak niet is nagekomen en of een nieuwe afspraak mogelijk is. Je mag niet vragen naar medische diagnoses of inhoudelijke medische details. Die bespreekt de werknemer met de bedrijfsarts.
Een rustige, duidelijke vervolgactie werkt meestal het best
Bij een werknemer die niet verschijnt bij de bedrijfsarts, helpt een strakke maar redelijke aanpak het meest. Controleer de feiten, houd de communicatie open, werk samen met de arbodienst en leg elke stap vast. Zo houd je de verzuimbegeleiding in beweging en voorkom je onnodige fouten in het dossier.
Loopt de situatie vast of twijfel je over de juiste vervolgstap, dan is maatwerk verstandig. Op de contactpagina van arboandersomdenken.nl kun je bekijken welke ondersteuning past bij jouw situatie.