Is je werknemer 42 weken ziek? Dan moet je dit als werkgever aan UWV melden, uiterlijk op de eerste werkdag nadat de werknemer 42 weken ziek is. Deze 42e-weeksmelding is ook nodig als iemand alweer gedeeltelijk werkt. Je blijft verantwoordelijk voor een tijdige melding, ook wanneer je arbodienst of administratiekantoor deze voor je verzorgt.
Wat geef je met de 42e-weeksmelding door?
Met de 42e-weeksmelding laat je UWV weten dat een werknemer langdurig ziek is. Het is een administratieve stap binnen het ziekteverzuimtraject. Je vraagt hiermee geen uitkering aan en UWV keurt op dat moment ook niet je re-integratieaanpak goed.
De melding staat naast de begeleiding die al loopt. Contact met de werknemer, adviezen van de bedrijfsarts en afspraken over werkhervatting gaan gewoon door. De melding verandert op zichzelf niets aan je verplichtingen rond loondoorbetaling en re-integratie.
Voor de werknemer is dit evenmin een WIA-aanvraag. Die aanvraag komt later aan de orde als de arbeidsongeschiktheid voortduurt. Vertel daarom duidelijk wat je meldt en wat de werknemer op dat moment wel of niet hoeft te doen.
Wanneer moet de melding bij UWV binnen zijn?
De uiterste meldtermijn is de eerste werkdag nadat de werknemer 42 weken ziek is. Wacht dus niet tot de eerstejaarsevaluatie. Die hoort bij een later moment in het traject.
Een juiste eerste ziektedag is nodig om de termijn te bepalen. Controleer die datum in de verzuimregistratie en vergelijk deze met eerdere ziek- en herstelmeldingen. Zet vooraf een signalering klaar, met een verantwoordelijke en een vervanger bij afwezigheid.
Wat als de werknemer tussendoor hersteld is geweest?
Ziekteperiodes met minder dan vier weken volledig herstel ertussen tellen doorgaans bij elkaar op. De meldtermijn kan daardoor eerder liggen dan wanneer je alleen naar de laatste ziekmelding kijkt. Ga bij twijfel niet uit van een nieuwe telling zonder de voorgeschiedenis te controleren.
Lees meer over het optellen van ziekteperiodes bij een nieuwe ziekmelding binnen vier weken. Laat een onduidelijke berekening controleren voordat je de melding indient.
Moet je ook melden bij gedeeltelijke werkhervatting?
Ja. Een werknemer die enkele uren of aangepaste taken uitvoert, kan nog steeds gedeeltelijk ziek zijn. Gedeeltelijk werken betekent dus niet dat de verplichting vervalt. Kijk naar de feitelijke herstelstatus, niet alleen naar aanwezigheid op de werkvloer.
Wie is verantwoordelijk voor de melding?
De werkgever is verantwoordelijk voor de 42e-weeksmelding. Je kunt de uitvoering uitbesteden, maar moet wel controleren of de melding daadwerkelijk en op tijd is gedaan.
Een ziekmelding aan de arbodienst is niet automatisch ook een melding aan UWV. Dat hangt af van de afspraken en de inrichting van de dienstverlening. Leg daarom vast:
- Wie de termijn bewaakt en de eerste ziektedag controleert.
- Wie de melding bij UWV indient.
- Wie de ontvangst of verwerking controleert.
- Wie overneemt bij vakantie, ziekte of personeelswisselingen.
- Waar de bevestiging wordt bewaard.
De afspraak ‘de arbodienst regelt het’ is onvoldoende duidelijk als niemand kan terugvinden of de melding is verstuurd. Vraag om een controleerbare bevestiging en neem deze op in de verzuimadministratie.
Hoe doe je de 42e-weeksmelding?
Je doet de melding via de daarvoor bestemde UWV-route voor werkgevers, bijvoorbeeld het werkgeversportaal. Een gemachtigde dienstverlener kan de melding namens je organisatie verzorgen. Controleer vooraf de actuele toegangseisen en instructies bij UWV.
Gebruik deze controlelijst voor de indiening:
- Controleer de werknemer: gebruik de juiste identificatie- en dienstverbandgegevens.
- Controleer de eerste ziektedag: neem eerdere ziekteperiodes mee als deze moeten worden samengeteld.
- Controleer de herstelstatus: onderscheid volledig herstel van gedeeltelijke werkhervatting.
- Controleer de meldroute: stel vast wie bevoegd is om namens de werkgever te melden.
- Dien tijdig in: bewaak de uiterste eerste werkdag na 42 weken ziekte.
- Bewaar de bevestiging: leg vast wanneer en door wie de melding is gedaan.
Voeg geen diagnoses, behandelgegevens of andere medische details toe. Voor deze administratieve melding hoef je als werkgever de medische oorzaak van de ziekte niet te beschrijven.
Deze uitleg gaat uit van een werknemer in dienst voor wie de gebruikelijke loondoorbetalingsplicht bij ziekte geldt. Ontvangt de werknemer een Ziektewet-uitkering, is er al een ziekmelding bij UWV gedaan of gaat iemand ziek uit dienst? Dan kunnen andere meldregels gelden. Controleer of een afzonderlijke 42e-weeksmelding nodig is.
Wat als je de melding te laat doet?
UWV kan een boete opleggen als je de 42e-weeksmelding te laat doet. Ontdek je dat de termijn is verstreken, regel de melding dan alsnog zo snel mogelijk. Neem bij onduidelijkheid over de verwerking contact op met UWV.
Leg intern vast hoe de vertraging ontstond en herstel de oorzaak. Denk aan een ontbrekende signalering, een verkeerde eerste ziektedag of onduidelijke taakverdeling met een dienstverlener.
Een boete voor te laat melden is iets anders dan een loonsanctie wegens onvoldoende re-integratie-inspanningen. Een tijdige melding voorkomt niet automatisch een loonsanctie. Daarvoor telt ook wat werkgever en werknemer tijdens het traject hebben gedaan en vastgelegd.
Welke acties lopen na de melding door?
Blijf de re-integratie volgen en bereid de eerstejaarsevaluatie voor. Beoordeel samen met de werknemer welke afspraken werken, waar de voortgang stokt en welke vragen aan de bedrijfsarts moeten worden voorgelegd.
- Zijn het plan van aanpak en de voortgangsafspraken actueel?
- Sluiten taken en uren aan bij het advies van de bedrijfsarts?
- Zijn acties uitgevoerd en resultaten vastgelegd?
- Is duidelijk wanneer jullie de voortgang opnieuw beoordelen?
Gebruik eventueel de checklist om je verzuimdossier op Poortwachter-aandachtspunten te controleren. Bewaar daarbij alleen gegevens die je als werkgever mag verwerken. Lees ook wat wel en niet thuishoort in een verzuimdossier.
Veelgestelde vragen over de 42e-weeksmelding
Moet de werknemer zelf de 42e-weeksmelding doen?
Nee, dit is een verplichting van de werkgever. Een gemachtigde partij kan de uitvoering verzorgen. Informeer de werknemer wel over de betekenis van de melding.
Moet ik melden als volledig herstel binnenkort wordt verwacht?
Ja, als de werknemer bij het bereiken van de meldtermijn nog ziek is. Verwacht herstel is geen reden om de melding uit te stellen.
Moet ik het hele re-integratiedossier meesturen?
Nee. De 42e-weeksmelding is geen indiening van het volledige re-integratieverslag. Houd het dossier wel actueel voor de verdere begeleiding en een eventuele latere WIA-aanvraag.
Waar controleer ik de actuele meldprocedure?
Raadpleeg de werkgeversinformatie over de 42e-weeksmelding op de website van UWV. Controleer bij een bijzondere situatie welke meldroute en uitzonderingen van toepassing zijn.
Leg de meldverantwoordelijkheid vandaag vast
Controleer bij lopende langdurige ziekmeldingen de eerste ziektedag, de uiterste melddatum en de verantwoordelijke persoon. Is de melding al gedaan? Bewaar dan de bevestiging. Blijf daarnaast de afgesproken re-integratiestappen opvolgen.
Wil je ondersteuning bij termijnbewaking en de afstemming rond verzuim? Bekijk de mogelijkheden voor arbodienstverlening. Neem contact op voor advies over een passende aanpak.