Ja, een verbetertraject kan tijdens ziekte soms doorgaan, maar niet automatisch en niet op dezelfde manier als vóór de ziekmelding. De kern is of de werknemer door de ziekte nog belastbaar is voor gesprekken, feedback en afspraken. Houd functioneren en ziekte strikt uit elkaar en stem bij twijfel af met de bedrijfsarts.
Wanneer een verbetertraject tijdens ziekte wél, deels of juist niet door kan gaan
Een ziekmelding maakt eerdere zorgen over functioneren niet ongedaan. Tegelijk mag ziekte niet worden genegeerd. Als werkgever moet u dus per situatie beoordelen wat nog redelijk is.
In de praktijk zijn er grofweg drie mogelijkheden:
- Het traject kan grotendeels doorgaan, als de werknemer nog belastbaar is voor gesprekken en de ziekte dat niet belemmert.
- Het traject kan alleen aangepast doorgaan, bijvoorbeeld met minder frequente gesprekken, een andere toon, schriftelijke bevestiging of uitstel van deadlines.
- Het traject moet tijdelijk worden gepauzeerd, als de ziekte maakt dat deelname niet haalbaar of niet verantwoord is.
Daarbij is niet de vraag of u het traject graag wilt voortzetten, maar of dat op dit moment zorgvuldig, redelijk en verdedigbaar is.
De hoofdregel: ziekte stopt het traject niet vanzelf
Een werknemer kan zich niet alleen door een ziekmelding aan een verbetertraject onttrekken. Als het functioneren al eerder onderwerp van gesprek was en het dossier daarover op orde is, mag u dat blijven benoemen. Ook mag u vastleggen wat vóór de ziekmelding al speelde.
Wat meestal níet verstandig is, is doen alsof er niets veranderd is. Ziekte kan invloed hebben op concentratie, energie, belastbaarheid en beschikbaarheid. Dan moet ook het traject mee veranderen.
Welke vragen u eerst moet beantwoorden
Voordat u beslist of het verbetertraject doorgaat, helpt deze vaste beslisvolgorde:
| Vraag | Waarom dit telt |
| Is de werknemer belastbaar voor gesprekken? | Zonder belastbaarheid kunnen formele gesprekken onzorgvuldig zijn. |
| Is de ziekte mogelijk verbonden aan het conflict of de werkdruk? | Dan kan extra voorzichtigheid nodig zijn, soms met mediation of aangepast contact. |
| Gaat het om lopende prestatieafspraken of om nieuwe eisen? | Nieuwe eisen tijdens ziekte zijn lastiger te rechtvaardigen dan het vastleggen van bestaande punten. |
| Is er contact met de bedrijfsarts of arbodienst nodig? | De bedrijfsarts beoordeelt belastbaarheid, niet de werkgever. |
| Is het doel nog verbeteren, of lijkt het meer op dossieropbouw richting beëindiging? | Een verbetertraject moet reëel en zorgvuldig blijven. |
Met deze vragen voorkomt u dat een verbetertraject tijdens ziekte verandert in een onnodig risico voor het verzuimdossier of een later arbeidsconflict.
Wat u als werkgever wél kunt doen
- Blijf feitelijk. Benoem concreet welk functioneren eerder is besproken, zonder medische aannames.
- Vraag geen medische informatie. U hoeft niet te weten wat iemand precies heeft.
- Toets belastbaarheid. Laat de bedrijfsarts beoordelen of deelname aan gesprekken mogelijk is.
- Pas het traject aan. Denk aan kortere gesprekken, ruimere termijnen of een tijdelijke tussenfase.
- Leg alles zorgvuldig vast. Noteer data, afspraken, aanpassingen en redenen voor uitstel of voortzetting.
- Houd contact netjes en zonder extra druk. Dat helpt ook in het kader van re-integratie. Lees ook hoe u contact houdt met een zieke werknemer zonder extra druk te geven.
Wat u beter niet doet
- Een ziekmelding meteen afdoen als ontwijkgedrag. Dat kunt u zelden zelf objectief vaststellen.
- Medische oorzaken zelf beoordelen. Dat is aan de bedrijfsarts.
- Het traject ongewijzigd doordrukken, terwijl de werknemer aantoonbaar niet belastbaar is.
- Nieuwe zware prestatiedoelen opleggen tijdens uitval, zonder te toetsen of dat haalbaar is.
- Functioneringsproblemen en re-integratie door elkaar halen. Dat maakt dossiers onduidelijk en kwetsbaar.
Die scheiding is belangrijk. In een verzuimdossier legt u andere zaken vast dan in een verbeterdossier. Praktische uitleg leest u in wat u wel en niet vastlegt in een verzuimdossier.
De rol van de bedrijfsarts bij een verbetertraject tijdens ziekte
De bedrijfsarts beoordeelt niet of iemand goed functioneert, maar wel of iemand belastbaar is voor bepaalde activiteiten. Denk aan een gesprek met leidinggevende of HR, het ontvangen van feedback of het meedenken over vervolgstappen.
Een bruikbare vraag aan de bedrijfsarts is daarom niet: “Kan dit verbetertraject doorgaan?” maar bijvoorbeeld: “Is werknemer belastbaar voor een gesprek over werkafspraken en, zo ja, onder welke voorwaarden?”
Zo houdt u de vraag binnen de juiste grenzen. Dat helpt om zorgvuldig te handelen en voorkomt discussie over privacy of medische informatie.
Wanneer pauzeren meestal verstandiger is
Een tijdelijke pauze is vaak verstandiger als:
- de werknemer volledig uitgevallen is en geen ruimte heeft voor werkgerelateerde gesprekken;
- de klachten duidelijk samenhangen met een conflict, hoge spanning of overbelasting;
- de bedrijfsarts aangeeft dat druk of beoordeling herstel belemmert;
- de werknemer eerst moet starten met herstel of re-integratie voordat prestatieafspraken weer zinvol zijn.
Pauzeren betekent niet dat u het dossier verliest. U kunt juist zorgvuldig vastleggen dat het traject tijdelijk is opgeschort vanwege belastbaarheid, en dat het op een passend moment wordt hervat.
Wanneer aangepast doorgaan juist logisch kan zijn
Soms is een werknemer wel ziek, maar niet volledig afwezig of overbelast. Dan kan een aangepaste voortzetting juist redelijk zijn. Bijvoorbeeld als iemand nog deels werkt, administratieve taken uitvoert of mentaal voldoende belastbaar is voor korte voortgangsgesprekken.
Dan helpt het om het traject kleiner en concreter te maken:
- beperk het aantal onderwerpen per gesprek;
- werk met korte, heldere verslagen;
- koppel geen onredelijke termijnen aan herstel;
- maak onderscheid tussen werkhervatting en ontwikkelpunten in functioneren.
Als ook de re-integratie vastloopt, kan het nuttig zijn om breder te kijken naar verplichtingen en samenwerking. Zie ook wat u doet als een werknemer niet meewerkt aan re-integratie.
Praktische checklist voor werkgevers
Deze punten zijn veilig en concreet toepasbaar:
- Controleer of het verbetertraject al vóór de ziekmelding duidelijk en schriftelijk liep.
- Maak onderscheid tussen oude functioneringspunten en nieuwe situatie door ziekte.
- Vraag de bedrijfsarts alleen naar belastbaarheid en randvoorwaarden voor contact.
- Pas frequentie, vorm en tempo van het traject aan als dat nodig is.
- Leg vast waarom u doorzet, aanpast of pauzeert.
- Blijf respectvol communiceren en voorkom extra druk.
- Toets regelmatig of hervatting of bijstelling nodig is.
Bij twijfel over de redelijkheid van uw aanpak is het verstandig vroeg te checken of uw dossier nog stevig genoeg is. Daarbij helpt ook onze uitleg over een Poortwachter-proof verzuimdossier.
Veelgestelde vragen
Mag een werkgever een verbetergesprek voeren als een werknemer ziek thuis zit?
Dat kan soms, maar alleen als de werknemer daarvoor belastbaar is. Bij twijfel is afstemming met de bedrijfsarts verstandig. Een gesprek mag niet onnodig belastend zijn of herstel belemmeren.
Moet een verbetertraject altijd stoppen na een ziekmelding?
Nee, niet automatisch. Soms kan het doorgaan, soms alleen aangepast, en soms is tijdelijk pauzeren zorgvuldiger. De belastbaarheid en context bepalen wat redelijk is.
Mag een werknemer zich ziek melden tijdens een verbetertraject?
Ja. Een ziekmelding blijft een ziekmelding, ook als er tegelijk een verbetertraject loopt. U mag die melding niet zelf medisch beoordelen of direct als oneigenlijk bestempelen.
Wat als de werknemer zegt dat het verbetertraject de klachten veroorzaakt?
Neem dat serieus en leg het feitelijk vast. Juist dan is beoordeling van belastbaarheid door de bedrijfsarts belangrijk. Soms is ook een gesprek over werkdruk, samenwerking of mediation passender dan directe voortzetting van het traject.
Een zorgvuldige vervolgstap voorkomt later gedoe
Bij ziekte tijdens een verbetertraject gaat het zelden om een simpel ja of nee. De juiste aanpak zit meestal in zorgvuldig afwegen, slim aanpassen en strak vastleggen. Daarmee beschermt u niet alleen uw dossier, maar ook de kans op herstel en een werkbare oplossing.
Wilt u beoordelen of voortzetten, aanpassen of pauzeren in uw situatie het meest verstandig is, dan is maatwerk belangrijk. Neem contact op voor advies over een passende aanpak.