Bij de eerstejaarsevaluatie bespreek je als werkgever samen met de werknemer wat de re-integratie tot nu toe heeft opgeleverd en welke stappen nodig zijn in het tweede ziektejaar. Kijk naar de actuele mogelijkheden, passend werk binnen de organisatie en de noodzaak van spoor 2. Leg jullie beoordeling, keuzes en vervolgafspraken vast en werk het plan van aanpak bij.
Rond week 52 bepaal je samen de vervolgrichting
De eerstejaarsevaluatie vindt plaats rond het einde van het eerste ziektejaar, doorgaans rond week 52. Werkgever en werknemer kijken terug op het verloop van de re-integratie en bepalen hoe zij verdergaan. Dit evaluatiemoment hoort bij de verplichtingen rond langdurig ziekteverzuim en wordt onderdeel van het re-integratieverslag.
Plan het gesprek op tijd. Je hebt ruimte nodig om actuele adviezen op te vragen, ontbrekende informatie te verzamelen en eventuele vervolgstappen te organiseren. Blijf ook vóór en na deze evaluatie regelmatig de voortgang bespreken. De eerstejaarsevaluatie vervangt die contactmomenten niet.
Welke informatie heb je vooraf nodig?
Een bruikbaar gesprek begint met een actueel beeld van het werk en de re-integratie. Verzamel de stukken die nodig zijn om de voortgang te beoordelen, zonder medische informatie in het werkgeversdossier op te nemen.
- Het plan van aanpak en de eerdere bijstellingen.
- Verslagen van voortgangsgesprekken en gemaakte afspraken.
- Het actuele advies van de bedrijfsarts over mogelijkheden en beperkingen voor werk.
- Een overzicht van uitgevoerde taken, gewerkte uren en aanpassingen.
- Informatie over onderzochte passende functies binnen de organisatie.
- Een eventueel arbeidsdeskundig rapport en de opvolging daarvan.
Controleer of het advies van de bedrijfsarts nog aansluit op de situatie. Zijn de mogelijkheden veranderd of is het advies onduidelijk? Vraag dan om verduidelijking of actualisatie. Trek als werkgever geen eigen medische conclusies.
Gespreksagenda: deze zes onderwerpen bespreek je
1. Welke stappen zijn daadwerkelijk uitgevoerd?
Loop de afspraken uit het plan van aanpak langs. Welke werkzaamheden zijn geprobeerd? Welke aanpassingen zijn gedaan aan taken, uren, werkplek of begeleiding? Bespreek ook afspraken die niet zijn uitgevoerd en leg vast wat daarvan de reden was.
Houd het feitelijk. Een afspraak om ander werk te onderzoeken is iets anders dan een afgerond onderzoek naar beschikbare functies. Maak zichtbaar wat er concreet is gebeurd.
2. Wat hebben de inspanningen opgeleverd?
Bespreek de huidige werkhervatting en de ontwikkeling daarin. Lukt het om de afgesproken taken en uren uit te voeren? Zijn er knelpunten in de werkorganisatie, de begeleiding of de afstemming? Vraag de werknemer hoe die de voortgang en de gemaakte afspraken ervaart.
Beoordeel ook of de huidige werkzaamheden bijdragen aan een haalbare vervolgstap. Alleen registreren dat iemand aanwezig is, geeft onvoldoende inzicht in het resultaat.
3. Wat is volgens de bedrijfsarts nu mogelijk?
Gebruik het actuele advies van de bedrijfsarts als uitgangspunt voor afspraken over werk. Bespreek welke taken, werktijden en werkomstandigheden daarbij passen. Vraag niet naar diagnoses, medicatie of behandelingen.
Als de werknemer aangeeft dat het afgesproken werk niet lukt, bespreek dan welke onderdelen problemen geven. Laat medische vragen over belastbaarheid beoordelen door de bedrijfsarts.
4. Welke mogelijkheden zijn er binnen de eigen organisatie?
Onderzoek of terugkeer mogelijk is in het eigen werk, aangepast eigen werk of ander passend werk bij dezelfde werkgever. Dit heet spoor 1. Kijk verder dan alleen de oorspronkelijke afdeling als er elders binnen de organisatie mogelijkheden kunnen zijn.
Is onduidelijk hoe de mogelijkheden van de werknemer zich verhouden tot de belasting van functies? Dan kan arbeidsdeskundig onderzoek helpen. Lees wanneer een arbeidsdeskundig onderzoek bij langdurig ziekteverzuim zinvol is.
5. Is re-integratie bij een andere werkgever nodig?
Bespreek expliciet of spoor 2 nodig is: begeleiding naar passend werk bij een andere werkgever. Wacht niet automatisch tot het tweede ziektejaar als al eerder duidelijk is dat terugkeer binnen de eigen organisatie onvoldoende perspectief biedt.
Volgens de UWV-beoordelingslijn moet een adequaat tweede spoortraject in beginsel uiterlijk binnen zes weken na de eerstejaarsevaluatie starten wanneer structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie onvoldoende in beeld is. Afzien van spoor 2 kan onder voorwaarden als er binnen drie maanden concreet perspectief bestaat op structurele werkhervatting in passend werk bij de eigen werkgever. Een verwachting zonder onderbouwing is daarvoor onvoldoende.
Spoor 1 kan naast spoor 2 doorlopen. Leg vast op welke informatie de keuze berust en wanneer je deze opnieuw beoordeelt. Meer over dit beslismoment lees je bij het tijdig starten van een spoor 2-traject.
6. Wie doet wat en wanneer?
Vertaal de uitkomsten naar concrete afspraken. Noteer de actie, de verantwoordelijke, de termijn en het volgende evaluatiemoment. Leg ook vast hoe jullie beoordelen of de stap werkt en wat er gebeurt als de voortgang achterblijft.
Schrijf bijvoorbeeld niet alleen ‘mogelijkheden voor ander werk onderzoeken’. Benoem wie welke functies onderzoekt, wanneer de uitkomst beschikbaar is en wanneer jullie die samen beoordelen. Stel de termijnen passend bij de situatie vast.
Wat leg je vast in de eerstejaarsevaluatie?
Een bruikbare vastlegging maakt duidelijk wat is gedaan, wat het resultaat is en waarom jullie voor bepaalde vervolgstappen kiezen. Gebruik daarvoor het UWV-formulier Eerstejaarsevaluatie en zorg dat de inhoud aansluit op het bijgewerkte plan van aanpak.
- Terugblik: uitgevoerde activiteiten en behaalde resultaten.
- Huidige situatie: werkzaamheden, uren en relevante werkafspraken.
- Beide visies: hoe werkgever en werknemer de re-integratie beoordelen.
- Vervolgrichting: onderbouwde keuzes over spoor 1 en spoor 2.
- Acties: verantwoordelijken, termijnen en evaluatiemomenten.
- Bijstelling: welke onderdelen van het plan van aanpak veranderen.
Neem de inhoud samen door, onderteken de evaluatie en zorg dat beide partijen een exemplaar hebben. Bewaar het document voor het re-integratieverslag. De eerstejaarsevaluatie hoef je normaal gesproken niet direct naar UWV te sturen.
Leg geen medische details vast, ook niet als de werknemer die spontaan vertelt. Lees meer over wat wel en niet in een verzuimdossier hoort.
Wat als jullie verschillend naar de voortgang kijken?
Noteer het verschil van inzicht duidelijk. Overeenstemming over alle onderdelen is niet altijd haalbaar. Maak onderscheid tussen een vraag over medische mogelijkheden, de passendheid van werk en de uitvoering van afspraken.
Vraag bij onduidelijkheid over belastbaarheid om advies van de bedrijfsarts. Bij een concreet geschil over de re-integratie kan een deskundigenoordeel van UWV helpen. Blijf ondertussen de uitvoerbare afspraken opvolgen en leg vast welke stappen je zet om de onduidelijkheid op te lossen.
Veelgestelde vragen over de eerstejaarsevaluatie
Wie voert de eerstejaarsevaluatie uit?
Werkgever en werknemer voeren de evaluatie samen uit. Een casemanager kan het gesprek voorbereiden of begeleiden. De bedrijfsarts adviseert over de mogelijkheden voor werk, maar neemt het gezamenlijke evaluatiegesprek niet over.
Is de eerstejaarsevaluatie ook nodig bij gedeeltelijke werkhervatting?
Ja. Als de werknemer nog gedeeltelijk ziek is, blijft de evaluatie nodig. Bespreek of de huidige werkhervatting kan worden uitgebreid of aangepast en welk structureel perspectief er is.
Moet spoor 2 altijd na één jaar ziekte starten?
Nee, dat hangt af van de situatie en het concrete perspectief binnen de eigen organisatie. Je moet de keuze wel tijdig onderzoeken en onderbouwen. Alleen hopen op herstel is onvoldoende reden om spoor 2 uit te stellen.
Wat doe je als de eerstejaarsevaluatie te laat is?
Plan het gesprek alsnog zo snel mogelijk. Leg de werkelijke gespreksdatum vast, beschrijf de oorzaak van de vertraging en pak ontbrekende acties op. Dateer documenten niet achteraf alsof het gesprek eerder plaatsvond.
Bereid het gesprek voor en plan direct de opvolging
Zet de zes gespreksonderwerpen op de agenda, controleer het actuele bedrijfsartsadvies en vraag de werknemer vooraf na te denken over de voortgang. Sluit het gesprek af met uitvoerbare afspraken en een geplande vervolgdatum.
Heb je ondersteuning nodig bij het bepalen van passende vervolgstappen? Bekijk de mogelijkheden voor begeleiding bij re-integratie. Neem contact op voor advies over een passende aanpak.